Face à elevação dos custos operacionais dos clubes e distritos, o Rotary International desenvolveu, através de experiências piloto, o Plano de Liderança Distrital com o objetivo de diminuir os custos, aumentar o número de clubes por distrito e aumentar o número de sócios por clube.

Desse modo, espera-se que em 10 anos o Rotary International seja constituído por menos distritos porém fortes e com um grande número de clubes.

Dados coletados com o auxílio inestimável do Governador 1995-96 do Distrito 4600 companheiro Fulvio Abrami Stagi, a quem penhoradamente agradecermos. 

1 - História

Em 1º de julho de 1993, 12 distritos rotários iniciaram um experimento para reorganizar o seu sistema operacional. O plano piloto de três anos, autorizado pelo CD do RI, visava desenvolver uma nova liderança e conter o custos administrativos distritais.

Os distritos que participaram do plano são os seguintes:

                                     1 -     2200 - Espanha

                                     2 -     3810 - Filipinas

                                     3 -     5170 - Califórnia - EUA

                                     4 -     5330 - Califórnia - EUA

                                     5 -     6050 - Missouri - EUA

                                     6 -     6860 - Alabama - EUA

                                     7 -     6910 - Geórgia - EUA

                                     8 -     7020 - Bahamas, Ihas Cayman, Haiti e outros ..

                                     9 -     7570 - Tenesse e Virgínia - EUA

                                10 -     7600 - Virgínia - EUA

                                11 -     7850 - Quebec - CANADÁ, New Hampshire e Vermount - EUA

                                12 -     9600 - Austrália, Papua Nova Guiné e Ilhas Salomão.

Como os assuntos rotários requerem um grande investimento de tempo, o plano prevê que a carga de trabalho dos governadores de distrito seja dividida entre outros rotarianos. A maior parte dos distritos utiliza governadores "adjuntos", "assistentes"ou "vices", ou representantes de área encarregados de um grupo de clubes.

Em alguns distritos, o "governador-adjunto" realiza as visitas oficiais aos clubes. Em outros, encarrega-se de determinadas funções da governadoria: por exemplo, programas, reuniões, quadro social e Fundação Rotária. Em todos eles, entretanto, o governador permanece sendo o principal administrador.

Reduzindo a carga de trabalho do governador, os distritos podem lidar melhor com o aumento do número de clubes e eliminam a necessidade de solicitar ao RI a criação de novos distritos a cada ano.

Com ainda uma ano pela frente (matéria foi publicado no Rotary World em maio de 1995), os distritos têm obtido resultados positivos, inclusive melhor atendimento aos clubes, assistência mais rápida, atividades interclubes eficientes e participação mais ativa.

Um rotariano afirmou:

"A nova estrutura definiu responsabilidades, permitindo a conclusão de projetos dentro dos prazos e possibilitando que o governador delegue tarefas que requerem em investimento muito grande de tempo".

Alguns rotarianos, porém, questionam a necessidade de mais dirigentes, afirmam que a existência de "governadores adjuntos"divide o distrito e expressam seu descontentamento com o fato de que as cerimônias de admissão não são lideradas pelo governador.

Com base nos pontos fortes e fracos, os distritos estão implementando o Plano de maneira flexível. O objetivo é que cada distrito estabeleça um sistema operacional aceitável para os clubes e rotarianos.

Em fevereiro de 1995, o CD de RI aprovou os critérios para avaliar o progresso dos distritos. O Conselho examinará o plano cem sua reunião de outubro de 1996 e poderá recomendar algumas das estratégias testadas para utilização por outros distritos.

2 - Inovação introduzidas pelo PLD

Maior participação em eventos distritais e comunicação efetiva de entre clubes e governadores de distrito são apenas dois exemplo do impacto positivo causado por 15 governadores assistentes em um distrito norte-americano. Da mesma forma um distrito no sudoeste do Pacífico indicou três governadores assistentes - dos quais dois servem na Austrália e foram eleitos para um mandato de 12 meses e o terceiro foi eleito para servir por um período de 18 meses em Papua Nova Guiné e Ilhas Salomão. Um outro distrito, que abrange partes dos EUA e Canadá, implementou mudanças de base radicais em seus programas, sob a orientação do governadores adjuntos e do instrutor das lideranças distritais.

O ponto comum entre todas essas estratégias é que elas fazem parte das inovações criadas pelo PLD, que conta com a participação de 12 distritos. Esse Plano, agora em seu último ano de implementação experimental (matéria publicada em nov/dez de 1995 no Rotary World), desafia cada distrito a reduzir os encargos administrativos sob a responsabilidade do governador, com o intuito de evitar a criação de novos distritos para RI.

Recentemente a Comissão da Décima Década do RI, liderada pelo ex-presidente William E. Skelton, avaliou o progresso do plano até o momento. O último relatório revelou que o plano possibilita que rotarianos profissionalmente ativos assumam o cargo de governador e ajuda governadores a dedicar mais tempo às atividades de liderança nos distritos.

Grande parte desse sucesso é resultado da indicação de rotarianos para auxiliar diretamente o governador em suas tarefas. Eles representam o governador em assuntos distritais perante os clubes em um determinada área, participam de reuniões com presidentes e secretários de clubes e auxiliam na seleção de comissões.

Outras estratégias introduzidas pelos distritos participantes incluem a criação de uma "comissão de visita a clubes", composta de ex-governadores de distritos e permitem visitas oficiais "conjuntas", bom como eliminam as assembléias distritais em favor de um treinamento a nível de clube.

O objetivo de cada distrito, ao adotar essas e outras medidas administrativas, é desenvolver um modo de operação que seja adequado aos clubes de um determinado território.

O CD do RI avaliará o plano em julho de 1996 e quando se reunir, em outubro desse mesmo ano, poderá recomendar a adoção de uma ou mais dessas estratégias organizacionais por distritos no mundo rotário.

3 - Conselho Diretor de RI aprova o Plano de Liderança Distrital

O CD do RI aprovou, após uma fase piloto de três anos, o Plano de Liderança Distrital (PLD), que será implementado em todo o mundo rotário a partir de 1º de julho de 1997.

Através da indicação de vários governadores adjuntos e da distribuição, entre esses assistentes, de várias das responsabilidades administrativas dos governadores, o plano reorganizará a maneira como os distritos operam.

Com base nos resultados da participação de 12 distritos na fase piloto, os benefícios esperados incluem o aprimoramento da atuação dos governadores e uma melhor comunicação entre o governador e os clubes. A diminuição da carga de trabalho do governador também abrirá espaço para a atuação de líderes mais jovens, que ainda estão envolvidos ativamente em suas profissões.

Conforme definido no plano, as responsabilidade dos governadores adjuntos incluirão a supervisão dos clubes de uma determinada área - visitando-os pelo menos uma vez e mantendo contato freqüente com os presidentes e secretários dos mesmo. Além de representar os governadores em todas as atividades dos distritos na área designada, os governadores entrantes por ocasião da composição das comissões, assistirão no cumprimento das metas distritais e participarão do Seminário de Treinamento para Presidentes Eleitos e da Assembléia Distrital.

Como preparação para o desempenho de tais responsabilidades, todos os governadores adjuntos participarão de uma sessão especial de treinamento.

O plano foi concebido levando em conta a flexibilidade. Sendo assim, os distritos poderão adequá-lo às suas realidades, definindo, por exemplo, o número de governadores adjuntos, a duração do mandato, o método de indicação, suas responsabilidades específicas e as comissões distritais necessárias.

Cada distrito elaborará seu próprio PLD, incluindo esses e outros  itens, o qual deverá ser sancionado pela maioria das lideranças e clubes do distrito antes de ser submetido ao secretário geral do RI, para revisão e aprovação.

A etapa-chave que deve ser implementada antes de colocar o plano em ação é o fornecimento de informações e treinamento sobre o mesmo para atuais e futuros líderes. O material de treinamento está sendo elaborado, e será apresentado nos institutos do Rotary e incorporado às publicações do RI de treinamento para líderes de clube e distrito.

Grupos consultivos especiais, nomeados pelo Presidente, trabalharão para incluir o PLD na programação da assembléia internacional de 1997 e para criar um programa de treinamento para governadores adjuntos e suas comissões.

Os distritos poderão iniciar os trabalhos de elaboração do PLD assim que as lideranças distritais chegarem a um acordo acerca de tais ajustes.

Para maiores informações, os distritos devem contatar os supervisores de serviços de suas áreas.

Em agosto de 1996, o Presidente 1996-97, Luiz Vicente Giay, envia a todos os governadores indicados a seguinte carta:

Prezado Governador Indicado:

A construção do futuro requer planejamento. Durante os últimos três anos, o Rotary International esteve planejando para um grande projeto, cujo objetivo era permitir que os distrito operassem mais eficazmente. O resultado desse esforço é o Plano de Liderança Distrital, o qual foi examinado e aprovado pelo Conselho Diretor de RI, em sua reunião de fevereiro deste ano. Entre outras medidas, o plano envolve a redistribuição do trabalho administrativo associado aos clubes, de modo que os governadores possam devotar mais tempo para motivar rotarianos a participar das atividades de clube e distrito. O plano requer a nomeação de "governadores adjuntos", facilitando o atendimento às necessidades dos clubes d dando maior flexibilidade para o governador realizar as visitas oficiais.

O CD de RI decidiu que os detalhes do plano serão compartilhados com todos os distritos a partir de 1996-97. Isso significa que você é um dos primeiros rotarianos a receber informações sobre como adaptar e implementar o plano no seu distrito. Segue anexouum exemplar da nova publicação rotária "Plano de Liderança Distrital" (PD3-245), que explica o seu funcionamento e como poderá beneficiar líderes distritais e de clube. Eu o incentivo a discutir o conteúdo dessa publicação com o supervisor de serviços aos clubes e com outros líderes distritais. Exemplares adicionais podem ser obtidos gratuitamente junto ao balcão de pedidos do RI (847-866-3149)

O Plano de Liderança Distrital permitirá que o Rotary continue a florescer no próximo século. Temos o privilégio de sermos os primeiros a nos beneficiarmos dessa nova oportunidade. Pense em todas as maneiras através das quais o plano poderá fortalecer a estrutura do seu distrito, para que juntos possamos Construir o Futuro com Ação e Visão.

Cordialmente

Luiz Vicente Giay

Presidente

4 - Divulgado o Plano de Liderança Distrital

Em Institutos Rotary realizados em todo o mundo rotário, governadores indicados estão aprofundando seus conhecimentos sobre o novo Plano de Liderança Distrital do RI. O plano, aprovado pelo CD em sua reunião de fevereiro, visa reduzir a carga de trabalho dos governadores distribuindo suas responsabilidades administrativas entre governadores adjuntos.

"O plano foi bem recebido pois permite que o governador delegue certas tarefas administrativas demoradas e concentre-se no atendimento às necessidades do nosso distrito", diz Scott Maledy, um dos seis governadores adjuntos do Distrito 6050, no Estado de Missouri, EUA, um dos doze que participaram de uma experiência piloto de três anos com o Plano de Liderança Distrital.

"O Plano incentiva o envolvimento de mais pessoas, inclusive jovens, nos assuntos distritais", informa Makedy, que, aos 38 anos, é o governador adjunto mais jovem em seu distrito.

Os distritos devem estar cientes de que:

§   A adoção do plano é opcional e ocorre apenas depois que os líderes distritais cheguem a um consenso quanto à sua implementação.

§   O Plano pode ser adaptado às necessidade distritais. Certos elementos básicos são recomendados pelo CD do RI, porém não são requisitos.

§   Embora o RI tenha, inicialmente, empregado termos diferentes, o CD, em sua reunião de junho, adotou o termo "governadores adjuntos". Essa terminologia é opcional.

5 - PLD entra para o Manual de Procedimento

A primeira aparição do Plano no Manual de Procedimento do Rotary acontece na versão 1998:

Na página 33 é feita uma apresentação da história do PLD conforme já vimos acima.

Depois, com um alerta de que a sua utilização não é obrigatória, relaciona as prncipais questões que devem ser tratadas pelo PLD. Esclarece também que o termo Governador Assistente empregado pelo CD do RI não é de adoção obrigatória.

Relaciona também o papel dos Governadores Assistentes.

Estabelece o Ciclo de treinamento de liderança rotária: O CD do RI recomenda as seguinte seqüência para treinamento da liderança rotária:

                         1 -             Treinamento zonal dos governadores eleitos (por líderes de treinamento indicados pelo Presidente do RI) em conjunção com os institutos Rotary;

                         2 -             Assembléia Internacional;

                         3 -             Treinamento dos Governadores Assistentes;

                         4 -             Seminário de Treinamento para Presidentes Eleitos;

                         5 -             Assembléia Distrital.

A segunda aparição do Plano no Manual de Procedimento acontece na versão 2001:

Aquilo que vinha sendo colocado como opcional adquire atribuições mais rigorosas.  "Todos os distritos têm até 30 de junho de 2002 para desenvolver e adotar um PLano de Liderança Distrital".

O Plano deve ser aprovado por no mínimo 2/3 dos clubes do distrito no PETS ou na Assembléia Distrital. Uma cópia aprovada deve ser encaminhada ao Secretário Geral como confirmação de sua adoção pelos clubes do distrito.

A questão do nome do assistente é assim colocada: Todos os distritos devem usar o título "Governador Assistente" ao referirem-se a rotarianos indicados pelo Governador para auxiliá-lo na administração de determinados clubes.

Segue uma relação de atribuições dos Governadores Assistentes como visitar mensalmente os clubes (o mínimo é uma visita a cada trimestre), participar da Assembléia Preparatória da Visita Oficial, etc.

Segue uma relação de atividades necessárias para os Governadores Assistentes como participar do PETS, Treinamento da Equipe Distrital.

Segue critérios para seleção de Governadores Assistentes.

6 - CONTEÚDO DO PLANO DE LIDERANÇA DISTRITAL.

O Plano visa fortalecer clubes e distritos proporcionando:

§       apoio mais rápido e completo aos clubes,

§       maior disponibilidade de líderes distritais bem treinados,

§       maior número de rotarianos capacitados para ocupar o cargo de Governador do Distrito

§       Maior participação nas atividades distritais e da Fundação Rotária,

§       Habilidade para governar eficazmente mais de 100 clubes

§       Melhor comunicação no distrito.

Tamanho do Distrito e Clube

MP-1995: Pelo menos 40 clubes e 1.200 rotarianos.

MP-1998: Pelo menos 50 clubes e 1.800 rotarianos.

MP-2001: Pelo menos 75 clubes e 2.700 rotarianos. Aconselha-se a distritos com menos que esses números a sua fusão com outros distritos com essa finalidade.

MP-2004: repete o acima.