CONFERÊNCIA DISTRITAL.

Uma conferência de rotarianos é realizada anualmente em cada distrito, em data e local a serem escolhidos de comum acordo pelo governador e pelos presidentes da maioria dos clubes. As datas da conferência não devem coincidir com as datas do instituto Rotary zonal, da assembléia distrital, da assembléia internacional ou da convenção internacional. (Reg. Int. RI 15.040.1.) O conselho diretor do RI incentiva os distritos a realizar conferências distritais no primeiro semestre do ano rotário, desde que estas não sejam programadas para as mesmas datas do instituto Rotary zonal. A realização da conferência distrital deverá observar o período excludente que vai de oito dias antes da abertura a oito dias após o encerramento da convenção internacional.

Objetivo

O objetivo da conferência distrital é fomentar o Objetivo do Rotary por meio de companheirismo, discursos motivadores e debates de assuntos referentes ao RI que sejam relevantes aos clubes. A conferência ocupa-se de assuntos especiais a ela apresentados pelo conselho diretor do RI ou pelo próprio distrito, e serve para divulgar os programas rotários e atividades dos clubes e do distrito, além de possibilitar a interação entre os clubes. Reconhecendo que a conferência distrital é uma oportunidade para manter estável e promover o crescimento do quadro social no distrito, as informações devem ser apresentadas de forma motivacional e em clima de companheirismo.

A conferência pode encaminhar propostas de legislação para consideração do conselho de legislação. (Reg. Int. RI 7.020.) A conferência elege um representante distrital para o conselho de legislação dois anos antes da realização do referido conselho. (Reg. Int. RI 8.050.1.) Clubes que queiram submeter proposta ao conselho de legislação devem primeiramente receber o endosso do distrito por intermédio de votação na conferência distrital ou por meio de votação por via postal. (Reg. Int. RI 7.030.)

Local da conferência

Os distritos são incentivados a realizar as conferências distritais em locais que incentivem o comparecimento do maior número possível de rotarianos sem causar despesas desnecessárias. Com a aprovação dos clubes, as conferências podem ser realizadas fora dos limites do distrito, seja em um distrito vizinho ou outro razoavelmente próximo. A escolha do local deve objetivar a participação máxima e ampla de rotarianos de diversas localidades.

Requisitos da conferência distrital

Durante a conferência distrital deve-se:

a) Proporcionar ao representante do presidente do RI a oportunidade de fazer um mínimo de dois discursos, sendo um deles de 20 a 25 minutos de duração, durante o evento da conferência que contar com a presença do maior número de participantes, inclusive cônjuges. O representante deverá fazer breve pronunciamento por ocasião da conclusão da conferência, em sinal de apreço ao distrito anfitrião.

b) Discutir e adotar o relatório financeiro aprovado por auditoria no ano rotário anterior.

c) Nomear o representante do distrito para o conselho de legislação dois anos rotários antes da realização desse conselho.

d) Aprovar a taxa per capita distrital, se esta não tiver sido aprovada na assembléia distrital.

e) Eleger os membros da comissão de indicação para o conselho diretor do RI. (Cód. Norm. do Rotary 22.020.1.)

Recomendações para a conferência distrital

A conferência distrital:

• dura de dois a três;

• tem grupos de discussão;

• apresenta uma programação balanceada onde a maioria das apresentações giram em torno de assuntos rotários e Fundação Rotária;

• considera resoluções distritais;

• recepciona especialmente novos rotarianos, rotarianos que estão participando da conferência distrital pela primeira vez, presidentes de clube e outras pessoas;

• maximiza a participação na programação das pessoas que tenham estado muito envolvidas com as atividades rotárias e da Fundação Rotária;

• promove a próxima conferência, encorajando a inscrição antecipada;

• mantém preços acessíveis para obter participação máxima;

• evita coincidir com outras datas importantes;

• incentiva o comparecimento de todos os inscritos às sessões plenárias;

• tem espaço para a exposição de projetos de clubes e distrito;

• reconhece a experiência do representante do presidente do RI, envolvendo-o nos grupos de discussão e outras sessões;

• organiza evento especial de orientação para novos rotarianos;

• oferece um seminário distrital de capacitação, a ter lugar imediatamente antes ou depois da conferência distrital, com duração de um dia inteiro, para rotarianos que tenham atuado como presidentes de clube ou servido por mais de três anos em cargo de liderança no clube.

Representante do presidente

Todas as conferências distritais contam com a presença de um representante do presidente. O RI paga as despesas pessoais de viagem desses representantes e de seus cônjuges. Espera-se que a conferência distrital assuma as despesas de hotel e outras que o representante do presidente e seu cônjuge incorram durante a conferência. O presidente geralmente orienta o governador sobre o tratamento que deve ser dispensado a esses representantes. O número de vezes e a natureza da participação do representante no programa estão estabelecidos na seção 22.030.2. do Código Normativo do Rotary, sendo que os governadores devem seguir cuidadosamente essas diretrizes.

Reconhecendo que o governador planeja, promove e preside todos os encontros distritais oficiais, é importante que tenha sempre em mente que o representante do presidente na conferência distrital ocupa a mesma posição protocolar que ocuparia o presidente do RI. (Vide Protocolo do Rotary International, no capítulo 3.)

Se possível, o representante do presidente deve visitar Rotary Clubs e projetos rotários antes ou depois da conferência distrital.

Para mais detalhes sobre normas para a conferência distrital e sugestões para o planejamento do evento, consulte o Manual para Líderes da Conferência Distrital (800-PO).

---

RMW/4430/reuord/conferencia.htm em 01/05/2003 atualizado em 14/10/2007.