O Plano Orçamentário é a peça que define todos os limites de empenho financeiro do Rotary para toda a gestão.

A previsão de gastos não pode ser maior que a capacidade de pagamento individual dos sócios do clube.

Deve prever:

1. DESPESAS FIXAS (quase independe do número de sócios):
   1. Despesas para a Administração do Rotary como computador, papel, selos, moto-boy, material de escritório, material de expediente, material de limpeza
   2. Cópias, Energia Elétrica, Água, Telefone, IPTU, provedor Internet
   3. Alugel
   4. Taxas bancárias.
   5. Livro de Ata, Livro de Presença
   6. Taxa de Registro em Cartório
   7. Manutenção dos Símbolos (Panóplia, Sino, Tribuna, Som, Video Cassete, Marco Rotário)
   8. Clubes grandes poderão ter uma profissional remunerada para a Secretaria.
   9. Remuneração do Contador
   10. Seguros em Geral e Seguro de Responsabilidade Civil
   11. Impressão do Plano de Atividades
   12. Pagamento da viagem e estadia no PETS do Presidente Eleito
   13. Pagamento do Banner da gestão
   14. Posse de novos companheiros (Cópia do Estatuto e Regimento, Manual de Procedimento, Distintivo, Meu Começo em Rotary, flores para Cônjuge)
   15. Titulos Paul Harris (por conta do clube)
   16. Literatura Rotária para Convidados
   17. Troféu, diploma ou lembranças para Palestrantes
   18. Fundo de Emergência
2. DESPESAS VARIÁVEIS (proporcional ao número de sócios)
   1. Despesas com pagamento das Per Captas para o Rotary International.
   2. Despesas com o pagamento das Assinaturas da Revista Brasil Rotário.
   3. Despesas com pagamento da taxa distrital
   4. Carteirinha de Sócio e Crachá
   5. Despesas com Alimentos para as Reuniões.
   6. Despesas com Bebidas Comuns (Águas e refrigerantes)
   7. Despesas com Cervejas
   8. Despesas com Bebidas especiais (vinho e whisky)
   9. Desepsas com Cozinheiras, Garçons, Seguranças e Manobristas.
   10. Cópias do Boletim Semanal
   11. Correio para o Boletim Semanal (relação de líderes, entidades, colégio de governadores, clubes vizinhos, quem faltou)
   12. Mimos rotários para distribuir no dia de aniversário do companheiro
   13. Pagamento da mensalidade do cônuge para a Casa da Amizade
   14. Consórcio Títulos Paul Harris
   15. Pagamento do Cônjuge nas Reuniões com a Família Rotária
   16. Festa de Confraternização de Final de Ano
3. DESPESAS COM PROJETOS
   1. Projeto Rumo (apostilas, ficha de inscrição, faixas, cartazes, diplomas e troféus)
   2. Campanha da Vacinação (faixas, cartazes, lanches para as enfermeiras do posto de saúde)
   3. Apoio financeiro ao Rotaract
   4. Apoio financeiro ao Interact
   5. Pagamento da participação de dois alunos da rede pública no Projeto RYLA
4. DESPESAS COM REUNIÕES FESTIVAS
   1. Festiva de Visita Oficial do Governador (aluguel salão, serviço de buffet, bebidas, flores, boletim especial a cores, troféus)
   2. Aniversário (bolo de aniversário)
   3. Festiva de Transmissão e Posse
5.  

Montar numa Planilha Eletrônica tipo EXCEL, ou similar, com diversas alternativas. Essas alternativas poderão indicar qual o impacto de se colocar determinadas despesas como vinho, whisky e flores no rateio geral.

Nas colunas, distribua os meses. As despesas concentradas como Festivas e Projetos, lance no mês em que o evento vai acontecer.

Utilize uma fórumula de tal forma que as "receitas" sejam iguais ao longo dos meses e de tal forma que o total das "receitas" seja igual ao total das despesas.

Lembre-se que primeiro deve receber para depois gastar.

A idéia do plano orçamentário é ter uma visão geral sobre todos os gastos financeiros que cada sócio terá ao longo da gestão. Deve-se, então, incluir despesas "extra-rotary" como reuniões de companheirismo, reunião domiciliar de informação rotária, fóruns realizados fora da reunião ordinária, etc. pois essas reuniões são de presença "quase que obrigatória".

Qualquer despesa que vier a surgir ao longo do ano rotário e que não esteja prevista no Plano Orçamentário só poderá ser efetuada se for aprovada em Assembléia Geral do clube.

Na primeira quinzena do mês de janeiro deverá ser feita uma Assembléia para aprovação da revisão do Plano Orçamentário.

Mensalmente deverá ser distribuída a cada sócio uma cópia do balencete mensal. Este balancete não poderá ser agregada ao boletim semanal, visto que o boletim poderá ser livremetne distribuido, enquanto que o balancete só interessa aos sócios.

Ao término da gestão deverá ser feito um balanço geral da gestão e ser entregue ao Conselho Diretor. Este, nomeará uma Comissão de Tomada de Contas para auditar o balanço.

Faça download de uma Planilha Eletrônica (EXCEL) -

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RMW/4430/reuord/reu01a.htm em 01/05/2003 atualizado em 02/04/2006.