ORIENTAÇÃO PARA PALESTRANTE

(USAR PAPEL TIMBRADO DO CLUBE)

Instruções para o Palestrante 

Contém, resumidamente, as instruções básicas para que o Palestrante possa organizar-se e proferir uma brilhante palestra no Rotary.

O Rotary é uma organização de Empresários e Profissionais Liberais, líderes, que prestam serviços humanitários, fomentam elevado padrão de ética em todas as profissões e ajudam a estabelecer a paz e a boa vontade no mundo.

As reuniões semanais possuem a duração regimental de 60 (sessenta) minutos e seguem um roteiro básico do seguinte tipo:

1. Abertura (feita pelo Presidente do clube)
2. Apresentações (o Diretor de Protocolo anuncia as pessoas que compõem a mesa da presidência, apresenta os convidados e também os rotarianos de outros Rotary em visita)
3. Atividades da Secretaria do Clube (feita pelo Secretário)
4. Atividades de Companheirismo (feita pelo Presidente da Comissão de Companheirismo)
5. Relatório das Comissões (O Presidente da Comissão relata o andamento dos trabalhos da sua Comissão)
6. Expediente do Presidente (feito pelo próprio Presidente)
7. Palestra (feita por um “expert” na matéria)
8. Encerramento (feito pelo Presidente)

Embora tenha a aparência de uma festa com comes e bebes, as reuniões do Rotary são de trabalho e durante as mesmas são divulgadas as atividades das diversas Comissões envolvidas nos Projetos que o Rotary vem desenvolvendo junto à Comunidade.

A palestra está, geralmente, inserida em um contexto mais amplo, como as atividades que o Rotary está desenvolvendo. É recomendável que o Palestrante procure inteirar-se das atividades do Rotary para que a sua dissertação ocorra em consonância com os projetos em andamento e venha a enriquecer os projetos do clube.

A pessoa de contato do Palestrante com o Rotary é o Diretor de Programação. Pessoa destacada para contactar, combinar, orientar e fornecer toda a ajuda necessária.

O Rotary promove a palestra com o objetivo de trazer um esclarecimento sobre a matéria para os seus sócios e não tendo a intenção de formar opiniões nem de promover debates.

 A uma certa altura do desenvolvimento da reunião, o Presidente chama a atenção de todos e anuncia que é chegada a hora da palestra.

1 - Anúncio da Palestra.

O Presidente anuncia a Palestra e convida um dos sócios para fazer a apresentação do Palestrante. 

2 - Apresentação do Palestrante

Um dos sócios, geralmente o Diretor de Programação, faz a apresentação do Palestrante.

Para isso, o Palestrante deve enviar, alguns dias antes da palestra, ao Presidente da Comissão de Programação, um Currículo contendo os seguintes tópicos:

·      Nome Completo;

·      Data e Local de Nascimento, se oportuno;

·      Estado civil, nome do cônjuge e dos filhos, se oportuno;

·      Profissão atual, local de trabalho, se oportuno;

·      Histórico Profissional (como iniciou e como chegou a ser o "grande" especialista no assunto).

NOTA: Na sugestão acima, colocou-se "oportuno" para dar a entender que é optativo. Se a menção valorizar o Palestrante ou a Palestra, é oportuno mencionar.

O currículo deve caracterizar a vida e a experiência do Palestrante no assunto que ele vai discorrer e deve-se evitar a menção a assuntos que nada tem a ver com o TEMA da palestra que será proferida.

Para uma boa apresentação, o currículo não deve ter mais que 1 (uma) página datilografada. Recomenda-se datilografar o currículo com letras grandes para facilitar a sua leitura. Muitas vezes a tarefa de fazer a apresentação do Palestrante é dada a um companheiro idoso, respeitado, sério (e já meio míope).

Após a apresentação do Palestrante, o sócio oferecerá, em nome do Presidente, a TRIBUNA para uso do Palestrante. Então o Palestrante deve levantar-se e dirigir-se à tribuna.

3 - A Palestra:

1 - Abrir a palestra saudando o Presidente e os demais membros da Mesa Diretora. Evitar de cumprimentar a platéia (Boa tarde, Boa Noite, etc.) você já foi apresentado aos membros durante o coquetel que precedeu a reunião.

2 - Agradecer o convite formulado. Mencionar o nome da pessoa que o convidou (o diretor de Programação).

3 - Desenvolver o tema no espaço de tempo de 15 (quinze) minutos, no máximo. O Presidente do clube poderá, para a boa condução da reunião, interrompê-lo caso exceda esse tempo.

4 - NOTA: O público é bastante heterogêneo, em todos os sentidos. A palestra não precisa “esgotar” o tema, bastando dar um noção geral sobre os principais aspectos do tema.

5 - Evitar o uso de termos técnicos e jargões.

6 - Conduzir a oratória de forma séria e respeitosa.

7 - Procurar ser muito claro nas colocações.

8 - Evitar de dirigir perguntas à platéia.

9 - Evitar o emprego de aparelhagem eletrônica pois a disposição das pessoas na platéia favorece a oratória desenvolvida na tribuna. Além disso, as reuniões de Rotary são realizadas COM o serviço de refeições de modo que a projeção de imagens poderá atrapalhar o bom andamento da reunião.

10 - A platéia, quando educada, não interromperá a palestra e nem fará perguntas diretamente ao Palestrante.

11 - Ao finalizar a palestra, agradecer à atenção e sentar-se imediatamente.

NOTA: Uma boa palestra é completa e abordará os aspectos mais importantes sobre o tema. Um bom palestrante é claro e didático e não haverá dúvidas.

NOTA: Poderá acontecer de o Presidente, sentindo a inquietação e a dúvida dos sócios do clube, pedir a anuência do Palestrante para a apresentação de algumas perguntas. Neste caso será concedido um tempo de no máximo 5 (cinco) minutos para as perguntas e respostas.

O Palestrante poderá recusar.

Em se concordando, o Presidente irá convidar, consultando o secretário, os sócios inscritos para a feitura da Pergunta.

Ao responder, o Palestrante deve evitar de fazer uma Segunda Palestra e deve responder objetivamente à pergunta formulada. A resposta deve ser dada à platéia como um todo. Evitar de responder somente para um indivíduo.

Lembrar, novamente, de que o público é heterogêneo e provavelmente leigo na matéria.

- Não tendo perguntas ou encerrado o período para tal, o Presidente do Clube irá agradecer ao Palestrante e solicitar aos presentes, uma calorosa Saudação Rotária (Salva de Palmas).

- Deixar a tribuna e retornar ao seu assento. Não há a necessidade de agradecer pela oportunidade ou pela atenção dispendida.

 Você será contatado pelo Diretor de Programação do Rotary. Pode acontecer de seu nome ser apresentado e recomendado por um amigo seu, sócio ou conhecido do Rotary.

Uma vez aprovado pelo Presidente do clube, o Diretor de Programação irá fazer o contacto com o Palestrante. O Palestrante poderá aceitar ou declinar o convite em função de suas disponibilidades.

Tendo aceito o convite e combinado data, horário e local, o Presidente do Rotary irá enviar um Convite Formal oficializando convite.

O Palestrante deverá entõo:

1 -    Elaborar um Roteiro da Palestra. Este roteiro será distribuído, semanas antes, aos sócios do clube para inteirarem-se do Tema e para que possam preparar ou mesmo convidar algum amigo para assistir a palestra. Enviar este roteiro para o Diretor de Programação;

2 -    Elaborar um Currículo Profissional. Este currículo deverá ser o mais breve possível. Deverá conter os fatos relevantes que contribuíram para que o Palestrante se tornasse “expert” na matéria. Deve também conter alguns dados pessoais e familiares. Não colocar itens, por mais meritório que seja, que não estejam diretamente relacionados com o Tema da palestra;

3 -    Elaborar uma relação de materiais, equipamentos e outras necessidades para a realização da Palestra.

As reuniões semanais do Rotary Club de (identificar) são realizadas às (dia da semana) e têm início às (horário oficial) horas.

Para que isso possa acontecer, os membros das principais comissões se reúnem a partir das (horário meia hora antes) para os trabalhos preparativos da reunião.

Enquanto se desenvolve estes preparativos, é servido um Coquetel com bebidas e salgadinhos.

O Palestrante deve estar presente a partir das (horário meia hora antes) horas para participar do coquetel e ser apresentado a todos os sócios, uma a um, e também ir se ambientando e sentir-se mais à vontade para proferir a sua Palestra.

Caso haja oportunidade, o Palestrante poderá perguntar sobre os projetos do clube ou os anseios dos membros sobre o tema que será desenvolvido na Palestra. É muito comum os sócios do clube começarem a fazer perguntas que serão explicadas durante a palestra, de modo que deve-se evitar de “começar a Palestra ali mesmo durante o Coquetel”.

Havendo dificuldades de locomoção, o Diretor de Programação poderá providenciar condução. Na impossibilidade de contacto com o Diretor de Programação, o Palestrante poderá comunicar-se com o Secretário ou, em último caso, com o Presidente do Rotary.

Os telefones de contato do Diretor de Programação, do Secretário e do Presidente são os seguintes:

(relacionar os números de telefone) 

4 - Procedimentos Durante a Reunião.

O Plalestrante deverá chegar às (horário meia hora antes do horário oficial) horas  no local de realização da reunião. O endereço é o seguinte:

(colocar o endereço completo)

Colocar aqui outros indicativos como pontos de referência. Caso o local da reunião seja de difícil acesso, convocar um dos companheiros para encontrar o Palestrante em um local conhecido.

Você será recepcionado pelo Presidente do Rotary e pelo Diretor de Programação.

O Presidente irá convidá-lo a participar do Coquetel.

Às (horário oficial) horas será dado início formal à reunião.

A reunião é dirigida por uma Mesa Diretora. Esta mesa é "montada" antes do início da reunião e uma pessoa, o Diretor de Protocolo, anuncia a todos os presentes cada um dos componentes da mesa e a respectiva qualificação.

O Palestrante, sendo um convidado ESPECIAL ocupará, geralmente, o lugar de Nº 2, de honra, ao lado direito do Presidente do Rotary.

Cuidado para não ficar distraído.

Ao ser anunciado pelo Diretor de Protocolo, o Palestrante deve estar atento e responder com um leve movimento de cabeça ou de mão. Cuidado, geralmente ao mesmo tempo em que o Diretor de Protocolo está anunciando os componentes da mesa, o garçon estará servindo a Mesa Diretora e poderá coincidir do garçon perguntar ao Palestrante o que ele irá beber no exato momento em que o Protocolo anunciá-lo.

Pode acontecer do Diretor de Protocolo pedir aos presentes uma salva de palmas (mais conhecida como Saudação Rotária) para o Palestrante. Neste caso, o Palestrante deve levantar-se e fazer um discreto movimento de agradecimento.

Feita as apresentações, a reunião terá prosseguimento conforme a Pauta do dia.

O Presidente vai desenvolvendo a reunião convidando diversas pessoas a apresentar o seu trabalho, ou o trabalho da sua comissão.

Normalmente, o serviços de refeitções faz parte do roteiro da reunião. Háverá, pois, instantes para a Entrada, para o Prato Principal e para a Sobremesa.

Há Rotarys que realizam a reunião em restaurantes com serviços à la carte. Neste caso garçons farão o seviço, servindo primeiro a mesa da Presidência. Em muitos Rotarys o serviço é do tipo "self-service". Neste caso os componentes da mesa são os primeiros a se servirem, seguido das senhoras, dos demais convidados e finalmente os sócios.

Normalmente, a Palestra é "encaixada" durante ou logo após o serviço do Prato Principal. Para que o Palestrante não seja "convocado" à tribuna enquanto está saboreando o prato principal, alguns clubes servem primeiro o Palestrante para que ele termine a sua refeição ANTES dos demais.

Como ele será convidado para a palestra, o Palestrante deve comer sem perder tempo.

Encerrada a palestra, o Palestrante deve retornar ao seu lugar à mesa. Nessa hora, geralmente, é servida a sobremesa.

Pode acontecer do Presidente desejar oferecer uma lembrança do clube ao Palestrante. Isso nem sempre acontece. A lembrança pode ser um Certificado, uma Flâmula do clube ou uma outra peça. Neste caso o Palestrante deve levantar-se e dirigir-se até o local indicado para receber a homenagem.

Recebida a homenagem, o Palestrante deve fazer um simples agradecimento. Cuidado! Alguns Palestrantes, movido pelo entusiasmo, faz uma outra palestra neste instante.

(município), (dia) de (m6es) de (ano) .

Nome Completo do Presidente da Comissão 

- Diretror de Programação -

 ANEXAR OS SEGUINTES DOCUMENTOS:

- PR2-001-PO - Isto é Rotary

- Outra literatura rotária que caracterize as ações do Rotary principalmente em questões relacionadas com o tema da palestra.

- Organograma do CLUBE mostrando os nomes dos presidentes das diversas comissões.

Você pode fazer o download de uma versão em formato DOC -

RMW/4430/reuord/reu04b.htm em 01/05/2003 atualizado em 09/12/2007.