Os Convidados e Visitantes são pessoas especiais que estarão participando de atividades do seu clube. Aproveite para causar uma BOA IMPRESSÃO da sua casa.

Visitantes são sócios de outros Rotary em visita ao seu clube. Podem estar em visita por obrigação de recuperar eventual falta em uma das reuniões do clube dele. Podem também estar em visita para conhecer o funcionamento do seu clube, ou para assistir a uma palestra que ele tenha interesse ou veio para conversar com um companheiro do seu clube para realizar alguma parceria ou consulta sobre determinado Projeto.

Convidados são pessoas, não-rotarianos, que vêem participar da Reunião Ordinária por diversos motivos:

1. Vieram para proferir uma Palestra na Reunião Ordinária;
2. Vieram para conhecer o funcionamento de um Rotary. Formadores de opinião devem ser convidados para conhecerem o Rotary e suas Atividades no mundo todo.
3. Vieram a "convite" pois há interesse em convidá-lo a se associar ao clube.

Ao fazer o convite, indicar claramente o local, se há estacionamento, a roupa adequada, e o horário de início da reunião. Solicitar que chegue ao local com pelo menos 30 minutos de antecedência para que o convidado possa ser apresentado aos membros do clube durante o coquetel.

Todos os companheiros do clube devem preocupar-se em passar uma boa imagem da Reunião Ordinária.

Mesmo que o companheirismo seja antigo, o companheiro não deve ficar totalmente à vontade e começar a contar piadas indelicadas (piadas que caçoam de portuguêses, alemães, japoneses, negros, etc.). Para quem não está acostumado isso assusta.

Durante o coquetel, verifcando que está entrando no recinto pessoa que não costumam freqüentar as Reuniões Ordinárias, aproxime-se dessas pessoas, apresente-se e pergunte o seu nome, se é visitante ou convidado e sua classificação e clube se for rotariano.

Muitas vezes a pessoa que o convidou nem chegou ao recinto. O convidado fica então "largado em um canto". Não deixe isso acontecer. Faça a "sala" até o convidante aparecer.

Explique sobre a sistemática do local. O coquetel que está sendo servido, direito a bebidas, etc.

Ao ser convidado pelo Protocolo a tomarem seus lugares, faça com que o Convidado e o Visitante ocupem lugares "bons" com voa visibilidade da Mesa do Presidente e da Tribuna.

Nunca deixe um Convidado ou Visitante sentarem sozinhos. Peça para que alguém adequado (Relações Públicas, Informação Rotária, Fundação Rotária, DQS, etc.) sentem junto com o Convidado ou Visitante.

Se o local dispor de mesas em que alguns fiquem de lado ou de costas para a Tribuna, ofereça ao convidado o local de melhor visibilidade.

Para Covidados, ofereça "literatura rotária". A sucursal de RI oferece folders e outros materiais de bolso para estas ocasiões.Quem deve fazer isso é o Presidente da Comissão de Informação Rotária. Nunca caia no lugar comum de contar piadas ou ficar falando mal do governo. O convidado está vindo em uma reunião do Rotary International que ele ouviu dizer que é uma associação mundial que presta serviços humanitários no mundo todo.

Cuidado para não ficar entusiasmado e começar a falar "desembestado" sobre as "maravilhas" que é o Rotary. Lembre-se que o clube dispõe de pessoas escolhidas para essa finalidade.

Se o convidado é potencial rotariano, coloque junto o Presidente da Comissão de Desenvolvimento do Quadro Social. Ele deve permanecer o tempo todo junto do convidado. No coquetel, na reunião, no cafezinho após e se for possível, acompanhe-o até o estacionamento. Este companheiro vai evitar a aproximação de companheiros com conversas inadequadas como piadas e outros assuntos desagradáveis.

Se é visitante e veio apenas para recuperar, elogie o clube dele. Procure alguém que conheça o clube dele e coloque junto.

Se é visitante e veio para aprender ou tentar uma parceria em algum projeto, procure o presidente da comissão que cuida daquele projeto e coloque junto.

O Protocolo deve sempre anunciar a presença dos visitantes e convidados. Os visitantes devem ser apresentados citando-se a sua classificação e eventual cargo que ocupa no clube dele. Vamos sempre valorizar aqueles companheiros que além de serem companheiros aceitaram ocupar um cargo no clube.

RMW/4430/reuord/reu05.htm em 01/05/2003 atualizado em 28/03/2006.