Toda reunião ordinária é uma reunião de
trabalho e deve ter um tema previamente anunciado.
De acordo com o Manual de Procedimento, uma
reunião ordinária deve ser composta de:
- Abertura da reunião
- Apresentação de rotarianos visitantes
- Leitura do expediente e comunicações
- Relatórios das comissões, se houver
- Qualquer assunto inacabado
- Qualquer assunto novo
- Palestra ou outra programação
- Encerramento.
A Abertura e o Encerramento devem ser
solenes, precedidas pelo Sino Rotário e realizadas pela Tribuna de Honra pelo Presidente.
Durante a abertura é aceitável algum comentário ou frase de efeito. Mas não é
obrigatório, muito pelo contrário, as reuniões ordinárias devem ser abertas com a
simples frase "Declaro aberta a Nésina reunião ordinária do Rotary Clube de ...
" .
Quem preside uma reunião ordinária é o
Presidente e cabe, somente a ele, o ato de abrir e de encerrar a reunião.
Não devem fazer parte da pauta da reunião,
anúncio de falecimento, cantar parabéns para você, apagar vela de bolo. Tais atividades
devem ser feitas antes da Abertura ou depois do Encerramento.
Quem apresenta os convidados e visitantes é
o Diretor do Protocolo e isso ele faz na Tribuna pois é uma honra ter convidados e
visitantes.
Os expedientes e comunicações não precisam
ser feitos na Tribuna, mesmo porque não é honroso nem solene.
Expediente do Secretário - O Primeiro
Secretário apresenta as correspondências recebidas e expedidas, incluindo-se aí os
boletins, revistas e jornais. Pode haver a leitura da ata da reunião anterior. O ideal é
não ter nada disso e apenas mencionar que os tópicos mais importantes da reunião
anterior encontra-se no boletim semanal. O Presidente deve pedir a aprovação ou não da
ata da reunião anterior.
Expediente do Companheirismo - Momento para
enaltecer qualidades do companheiro. A comissão deve trabalhar na surdina, tentando
descobrir assuntos pessoais ou familiares que valorizam a vada do companheiro como o filho
que passou no vestibular.
Demais comissões apresentam novos assuntos e
os encaminhamentos que já foram dados a eles. Não tem sentido apresentar em uma reunião
ordinária um assunto totalmente novo que ninguém esteja sabendo.
No dia a dia, um companheiro qualquer que
fique sabendo de algum evento que vai acontecer na comunidade, não deve esperar o dia ou
a hora da reunião ordinária. No mesmo momento que ele ficou sabendo deve entrar em
contato telefônico com o companheiro Presidente da Comissão que trata daquele assunto.
Este, por sua vez, já encaminha, de imediato, a questão.
Quando chegar a reunião ordinária, o
Presidente da Comissão, anuncia que tal assunto chegou ao clube e já foi dado
determinado encaminhamento e que os sócios serão contatados para colaboração ou
participação.
O presidnete deve fazer o expediente dele
depois de todos, mas ANTES da palestra.
Depois da palestra não deve haver mais
comunicações. Apenas os agradecimentos do Presidente e o Encerramento.
Não deve existir "Palavra Livre"
em Reunião de Rotary.
O ideal é que a Pauta seja fechada no dia
anterior à da reunião e no seu fechamento participar o Presidente, o Secretário e o
Diretor de Protocolo.
A Pauta deve fazer parte do Boletim Semanal.
Veja um exemplo de uma Pauta Completa:
11:45
- Abertura do local. Identificadores “Hoje: Reunião do Rotary”,
“Estacionamento”, “Tema de hoje”, “Cardápio do dia”,
“Taxa de Adesão: “, etc. feito pelo Serviços Internos.
11:50 - Instalação da Recepção – tesouraria, secretaria,
boletim, companheirismo, relações públicas, informação rotária. O boletim semanal
deve ser distribuído logo na entrada, pois contém a pauta da reunião. Deve haver uma
pasta com “literatura rotária” com folhetos do tipo “Isto é Rotary”,
“IGE”, etc.
12:00 - Início do coquetel, recepção aos convidados e visitantes. Cumprimentos e
apresentações. Durante coquetel, o Presidente deve ficar solto e cumprimentar todos.
Elé é o principal anfitrião da Reunião Ordinária.
12:25 - Diretor de Protocolo convida as pessoas a tomar seus
lugares. Para isso, não ocupa a tribuna.
12:30 - Presidente – Inicia
a Reunião com a Abertura e Saudação ao Pavilhão
12:35 - Presidente – Solicita ao
Protocolo ocupar a tribuna para fazer a apresentação da mesa, dos convidados e
visitantes.
Protocolo: Apresentação dos
Componentes da Mesa Presidencial, e registro dos Convidados e Visitantes
Presidente: Dá
sinal ao Protocolo autorizando servir o Primeiro Prato (Salada). Em locais self-service, o
Protocolo anuncia no microfone, sem, no entanto ocupar a tribuna. Ele deve falar do lado
da mesa diretora e não necessariamente do lado da tribuna.
12:40 – Presidente – Solicita ao Secretário apresentar o seu
expediente. Modernamente, o secretário apresenta o seu expediente da mesa onde está, sem
ocupar a tribuna, pois o seu expediente é uma coisa corriqueira. Antes de solicitar ao
secretário a apresentação do seu expediente, o presidente dá um sinal ao protocolo que
leva o microfone até o secretário e alerta-o que ele será o próximo a falar (dá tempo
de ele engulir o que estava mastigando) e o protocolo faz um leve sinal para o presidente
para dizer que o secretário está pronto.
Secretário:
Apresenta Expediente da Secretaria. Durante a apresentação, o secretário deve enfatizar
os aspectos motivacionais. Cartas não devem ser lidas. Apenas mencionar os aspectos
importantes. Detalhes como endereços, horários, etc. devem ser transcritos no boletim
semanal.
“Aspectos
Motivacionais”, o secretário não deve se ater somente à leitura monótona de uma
carta que o clube recebeu convidando todos para participar, por exemplo, de uma cerimônia
cívica no quartel da polícia militar. Se ele fizer só isso, ninguém irá. Então, o
secretário deve ENGRANDECER o evento, dizer que o Quartel já fez coisas maravilhosas,
que será uma grande oportunidade para o Rotary mostrar a sua força, para mostrar o
prestígio do nosso Presidente (que não estará só) e que se fará acompanhar de um
comitiva de Diretores e Dirigentes do Rotary.
Presidente: Dá
sinal ao Protocolo para servir o Segundo Prato. Em locais self-service, o Protocolo
anuncia no microfone, sem no entanto ocupar a tribuna.
12:45 - Presidente – Oferece a
palavra para Presidente de Comissão.
Presidente de
Comissão: - Passa a informação. Modernamente, ele não ocupa a tribuna e fala de onde
está. Cuidado para não confundir saudação com cumprimento. No início da sua fala,
deve saudar pelo menos o Presidente e o Palestrante que é ilustre convidado. Saudar e
não cumprimentar. Não tem sentido iniciar a fala com "Boa Tarde" ou "Boa
Noite". Ao finalizar, dizer apenas "Obrigado" e não boa reunião e muito
menos "bom jantar".
12:50 - Presidente – Expediente
da Presidência
13:00 - Presidente – Convoca o
Diretor de Programação para fazer a apresentação do Palestrante
Diretor de
Programação faz a apresentação do Palestrante. A apresentação não deve ser
substituída por “leitura” do currículo. Procure colocar o currículo completo
no boletim semanal. Assim, a apresentação na tribuna pode ser restringir somente
àqueles aspectos diretamente relacionados com o tema da palestra. Ao terminar, oferece a
tribuna em nome do presidente (lembre-se que somente o presidente pode conceder ou não o
uso da tribuna). Diga “... e, com a anuência do presidente fulano, ofereço a
tribuna do RC tal e peço uma calorosa saudação ao Dr. fulano”.
Protocolo conduz o
Palestrante até a Tribuna e ajusta o microfone.
13:05 – Palestrante – Faz a Palestra. Terminada a palestra, ele
deve agradecer e sentar. Normalmente não há sessão de perguntas e respostas. Palestra
não é fórum de debates.
Presidente: Faz um sinal ao protocolo para que sirvam a sobremesa.
13:25 - Presidente – Agradecimento ao Palestrante (pede para o
Secretário fazer entrega uma lembrança, o ideal é um Certificado)
Estatística da Reunião
Reforça convite e
lembra eventos
Agradecimentos Finais
13:30 - Encerramento –
Saudação ao Pavilhão Nacional
