O Protocolo é responsável pelos aspectos formais da reunição.

Horários, Seriedade, Respeito, Educação

O Protocolo deve preocupar-se com os horários, o compasso e o andamento da reunião. Deve ter horário para tudo. Horário para bate-papo, horário para falar ao microfone, horário para falar na tribuna, horário para a salada, horário para o prato quente, horário para a sobremesa.

Para que os horários possam ser obedecidos, o Protocolo deve ficar "cutucando" as pessoas para se anteciparem aos fatos. Por exemplo, sabendo que fulano irá ocupar a palavra daqui a instantes, deve ir até o fulano e verificar com ele se ele já está preparado para falar. Se afirmativo, faz um leve sinal para o Presidente sobre esse fato. Preparado significa engulir o que estava mastigando e dar um gole de água.

Tudo deve caber em 60 minutos de reunião.

Uma reunião de Rotary é uma reunião de trabalho onde empresários, profissionais liberais e líderes comunitários conduzem projetos de melhoria da qualidade de vida da comunidade. Isso deve ser feito com muita seriedade, sem brincadeiras e sem piadinhas.

Na democracia, todos têm direitos iguais e cada um deve reservar respeito às atitudes e palavras dos demais. Pode até não concordar com o que o outro disse, mas essa concordância deve ser feita com respeito.

Procurar sempre criticar (construtivamente) a coisa e não a pessoa. Dizer que a atitude foi errada e não que ele errou ao tomar tal atitude.

O Protocolo pode providenciar dicas de protocolo e de etiqueta. O melhor mesmo é uma Palestra onde se explique o que é uma reunião de Rotary, o que é e o que significa a Tribuna em Rotary. Tribuna não é Palanque.

Para desempenhar bem a sua função, o Diretor de Protocolo deve ficar em uma posição tal que, ao mesmo tempo em que tem uma boa visão do Presidente (ao qual ele está ligado o tempo todo) possa visualizar todo o plenário e ficar à mostra. Caso algum companheiro note alguma coisa errada na condução da reunião, caso haja necessidade de interromper a sequência (para algum aviso urgente) ou caso alguém precise falar com alguém da mesa e não possa esperar pelo final da reunião, este alguém deve procurar o Protocolo e conversar com ele a respeito. O Protocolo irá então até a pessoa da Mesa do Presidente ou interrromper a reunião em momento adequado para passar o aviso.

O Segundo e o Terceiro Protocolos devem também ficar em posição estratégica à disposição do Primeiro Protocolo. Devem ser bons no sitema de sinais. Praticar esses sinais de máo e face jogando truco.

Há orientação sobre os procedimentos do Protocolo na Assembléia Distrital. Não apenas os 3 Protoclos como também outros companheiros devem ser incentivados a participar do treinamento na Assembléia Distrital.

Não existe no Rotary, apostila ou literatura sobre Protocolo em Rotary, porém há inúmeros trabalhos confeccionados por abnegados rotarianos. Veja alguns exemplos que podem ser feitos download, impressos e encadernados.

Apostila sobre Protocolo elaborada pelo companheiro João Freire D´Ávila Neto do Rotary Club de São Paulo - Alto da Mooca. .

Apostila sobre Protocolo e Etiquerta elaborada pelo companheiro Ari Sérgio Del-Fiol Módolo do Rotary Club de Mogi das cruzes - Oeste.

Deve-se adotar as recomendações contidas nesses manuais pois o respeito, a etiqueta são valores e procedimentos válidos em determinados contextos onde a cultura e tradição devem ser respeitados. Uma coisa que é correta e ética em determinada localidade pode não o ser em outra localidade.

RMW/4430/reuord/reu10.htm em 01/05/2003 atualizado em 28/03/2006.