Mesmo numa reunião "mixuruca" ocorrem fatos notáveis ou dignos de nota.

Devemos providenciar o registro adequado de todos os fatos.

Uma parte das ocorrências ficará registrada na Ata da Reunião. Tema, Palestrante, presentes, expediente da secretaria.

Outra parte deve ficar registrada no Boletim Semanal. Tema, palestrante, presentes, expediente da secretaria, companheirismo, atividades, eventos. O Boletim Semanal é o registro histórico, principalmente, daqueles fatos que, por algum motivo, não puderam ser registrados na ata.Da mesma forma que as Atas, os Boletins devem ser encadernados no final da gestão e ser oferecido como Lembrança da Gestão ao Presidente Sainte.

Utilize intensamente os recursos modernos como a INTERNET. Crie um site para armazenar todos os Boletins Semanais, assim como um resumo dos Projetos realizados na gestão.

O Distrito 4430 mantém um site do tipo parametrizado para todos os clubes (sem excessão) do distrito. Os endereços de acesso são do tipo www.rotary4430.org.br/spvilaalpina .

O Boletim impresso em papel é esquecido sobre a mesa, em casa é jogado na gaveta e não se encontra nunca mais. Pouquíssimos companheiros são suficientemente organizados a ponto de montar coleção com os Boletins Semanais. Na INTERNET os Boletins Semansi ficarão para todo o sempre e ainda têm a vantagem de poderem ser acessados a partir do escritório, da praia, do sítio enfim a partir de qualquer ponto deste planeta. Veja, por exemplo, os boletins do Rotary Tatuapé da Gestão 2001-02 em www.ebanataw.com.br/noticias.htm.

Outro Registro Importante são as fotos.

Elas são utilizadas para divulgação dos trabalhos do Rotary. Na mídia local, na revista Brasil Rotário e mesmo para ilustrar a próxima edição do Boletim Semanal. Se a máquina for digital, selecione alta resolução. Envie a foto juntamente com um breve descritivo. Use linguagem jornalística.

As fotos servem também para registrar a presença do Palestrante. O Rotary Club de São Paulo - Alto da Mooca, fornece uma lembrança ao Palestrante e nessa lembrança já vai uma foto (eles tiram com câmera Polaroid, mas modernamente utilizam foto digital que eles imprimem na hora).

Flashes da reunião podem ser distribuiídas por email não só para os companheiros do próprio clube como também para outros clubes.

As fotos constituem IMPORTANTE MATERIAL para a confecção do Painel das Realizações do Clube na Conferência Distrital.

Sugere-se "nomear" um "fotórgrafo oficial" para toda a gestão. Compre muitos rolos de filmes. Não economize.

Ao tirar a foto, não enquadre apenas as pessoas. Procure sempre enquadrar também uma referência. O Banner da gestão é uma ótima referência. Então pendure o Banner em local fotografável, isto é, com espaço na frente suficiente para caber no enquadramento as pessoas e também o Banner.

A Tribuna deve estar perfeitamente identificável. É importante ter o Nome do Clube.

Outro Registro MUITO INTERSSANTE é o registro em vídeo. O mesmo Rotary acima mencionado grava toda a reunião em Fita Cassete e a Coleção de quase 50 fitas é entregue ao Presidente como recordação. Para não dar trabalho, a câmera fica fixa sobre um pedestal.

RMW/4430/reuord/reu16.htm em 01/05/2003 atualizado em 28/03/2006.