Prezados companheiros do grupo GEROI-Brasil:

no uso da INTERNET, devemos tomar certos cuidados não só para agilizar as comunicações, como também para facilitar a vida do companheiro que vai receber as mensagens.

Dependendo do formato do arquivo enviado ou do modo como se envia, se anexado ou colado, o tempo cresce exponencialmente e uma mensagem que poderia ser transmitida em alguns segundos poderá consumir até horas para ser totalmente transmitida.

Segue uma breve (breve porém longa) explicação sobre formatos (DOC, PPT, XLS, TXT) utilizáveis na INTERNET e como estes formatos podem afetar o tempo de transmissão de uma mensagem.

Além do texto que segue abaixo, tenho um site que explica bem detalhadamente essas questões da Web. Quando tiver um tempo, consulte www.ebanataw.com.br/meuinicionaweb  

1 - FERRAMENTAS WEB:

A Web é, essencialmente, uma mídia escrita. Podemos até pensar em inserir música, imagens ou texto falado. Mas, ainda assim, será uma mídia escrita.

Uma mensagem é uma coisa em que se escreve (ou se desenha) com as mãos e se lê (ou se admira) com os olhos.

Toda a panafernália de ferramentas (também chamadas de softwares aplicativos) são elaborados com base nessas premissas básicas.

Algumas ferramentas oferecem instrumentos para facilitar a redação, a elaboração de textos. É o casos do Word e assemelhados. Por isso oferecem correção ortográfica e outras facilidades.

Outras oferecem instrumentos para facilitar a impressão (diagramação, paginação, etc.). É o caso do Pager Maker. (como o próprio nome diz é um fazedor de páginas)

Tem também aquelas que se preocupam com a didática de uma apresentação (com seqüências e formas impressionantes de abertura de páginas). É o caso do Power Point.

Cada uma dessas ferramentas apresenta um conjunto próprio de instrumentos para que possamos trabalhar esses aspectos, ou recursos e facilidades. Vai exigir, é claro, um certo tempo nosso até que nos tornemos "expert" no manuseio de cada uma dessas ferramentas.

2 - NOSSA DIFICULDADE:

Acontece que muitos de nós somos MUITO PREGUIÇOSOS ou talvez não tenhamos tido oportunidade de aprender sobre as verdadeiras potencialidades de cada ferramenta e, por isso mesmo, achemos que com aquela ferramenta que aprendemos primeiro possamos "resolver todos os nossos problemas redacionais" mesmo porque não somos muito exigentes nessa questão.

Conheço pessoas que aprenderam, como primeira ferramenta, o WORD. Não aprenderam outra e continuam a fazer tudo no WORD. Fazem até desenhos maravilhosos e cheio de detalhes no WORD. Não é a ferramenta ideal para se fazer desenhos mas o WORD tem embutido alguns instrumentos para se trabalhar desenhos.

Conheço também pessoas que tiveram o EXCEL como primeira ferramenta. Além das planilhas, para as quais o EXCEL é ótimo, oferece instrumentos para redação e edição de textos. Tais pessoas fazem cartas, memorando, relatórios, tudo no EXCEL.

Pois é, pessoas diferentes, softwares diferentes, cada um na sua, cada um com suas particularidades.

Enquanto o resultado final for apenas uma folha de papel impresso, não importa o meio utilizado para isso. Uma carta impressa tem exatamente o mesmo aspecto não importando se foi elaborada no WORD, no EXCEL, no Power Point ou no Page Maker.

Mas essa verdade não se aplica no caso da INTERNET.

3 - A DIFICULTADE DA INTERNET:

Aquilo que eu, que estou deste lado da linha, desejo mostrar para você, que está no outro lado da linha, vai depender de uma complexa e intrincada rede tecnológica de provedores, NÓS e servidores existentes entre EU e VOCÊ. E o grau de complexidade dessa rede depende da hora em que fazemos essa conexão.

Sem querer entrar em detalhes técnicos: Uma folha de sulfite cheia de letras possui um tamanho de mais ou menos 4.000 letras. Você acha que o seu computador envia diretamente para o outro computador todas as 4.000 letras de uma só vez.

Lêdo engano. O TCP-IP que é o controlador das comunicações QUEBRA o "string" de 4.000 bytes em pedaços pequenos de 32 bytes chamados "pacotes". Resultam 125 pacotinhos.

Daí, ele envia cada um desses pacotinhos por uma via distinta. Por exemplo, conversando, eu daqui de São Paulo como o Hermes no Rio Grande do Sul tenho diversos caminhos físicos para chegar lá. Um dos caminhos passa por Curitiba, outro dá a volta por Cascavel, outro pode dar a volta por Santiago (no Chile), passando por Córdoba (na Argentima) até chegar em São Leopoldo. Existem milhares de alternativas e na eletrônica não há distâncias. Todos os caminhos são iguais em tempo para percorrer.

A vantagem é que o TCP-IP não precisar ficar esperando a linha desocupar para enviar o próximo pacotinho. Usando diversos caminhos ele pode enviar todos os pacotinhos quase que ao mesmo tempo, usando caminhos diferentes para cada pacote.

Lá em São Lourenço do Sul, o Provedor se encarrega de JUNTAR todos os pacotinhos na ordem certa (e não na ordem de chegada que é aleatória). Depois que todos os pacotinhos chegaram e o provedor conseguir reconstituir as 4.000 letras originais, a mensagem é entregue ao Hermes.

A grande vantagem da Rede de Pacotes é que é possível otimizar a rede, não havendo trechos sub-utilizados nem trechos sobrecarregados pois todos os trechos são sempre utilizados. Com isso é enorme a redução dos custos. Por isso você fica num longo bate-papo pela INTERNET com alguém no outro lado do mundo e paga uma irrisória tarifa. Lembre-se metade do mundo está sempre em horário noturno com tarifas reduzidas e o TCP-IP sabe disso.

Quanto maior for a mensagem maior será a dificuldade do TCP-IP conseguir MONTAR DE NOVO a mensagem toda lá no destino. E a velocidade de montagem cresce EXPONENCIALMENTE em função do tamanho. Embora um texto de 8.000 letras tenha o dobro do tamanho de um texto de 4.000 letras, o tempo para transmití-lo pode chegar a DEZ vezes mais.

Mensagens de até 15 kilobytes chegam quase que instantaneamente. Mensagens de até 50 kilobytes apresentam uma dificuldade mediana. Mensagens entre 50 e 500 kilobytes deixam de ser mensagem e já se enquadram no patamar de Comunicação de Dados. E mensagens maiores devem ser enviadas com técnicas especiais de compressão/descompressão.

4 - A DIFICULDADE DAS FERRAMENTAS (SOFTWARES APLICATIVOS):

Agora, voltando às ferramentas, você mesmo pode fazer uma experiência. Experimente redigir uma carta, no software que você usa habitualmente. Para poder comparar os resultados, elabore um texto com apenas 1 letra e salve esse arquivo.

Depois vá até o menu carregar e veja o tamanho do arquivo. Faça isso com outros softwares que você tem no seu computador. Verá que embora a carta tenha apenas uma única letra, o tamanho do arquivo é grande e é diferente, de software para software.

Os tamanhos variam em função da versão do software, mas apenas para fixação de idéias, fiz isso em meu computador e resultou nos seguintes tamanhos:

Word - 19.456 bytes - formato DOC

Excel - 13.824 bytes - formato XLS

Power Point - 8.192 bytes - formato PPT

Front Page - 334 bytes - formato HTM

Bloco de Notas - 1 byte - formato TXT

Como você pode ver, e pode testar por conta própria, o Bloco de Notas é, de longe, a ferramenta "mais econômica", isto é, que resultam de arquivos menores pois guarda somente os caracteres digitados. Infelizmente o texto em si, quando redigido no Bloco de Notas tem uma aparência horrível, sem estética nem cores pois o computador usa definições padrões do sistema para apresentar o texto.

Desejando ter a opção de mudar o tipo de letra, tamanho, cores, etc. então o Bloco de Notas já não serve. Em vez de usar o Bloco de Notas, você pode usar o Word e salvar na opção "somente texto". Dá na mesma.

Os programas de edição e envio/recebimento de emails (OutLook, Eudora, etc.) conseguem trabalhar tanto com emails SEM FORMATAÇÃO como também com emails FORMATADOS.

Os emails sem formatação, trabalham com arquivos tipo TXT, são mais econômicos e resultam sempre em arquivos menores. Deve-se dar preferência a estes quando se deseja transmitir apenas textos.

Os emails formatados são mais bonitos. Podemos sublinhar, colocar negrito, cor, escolher tipo de letra, colocar cor no fundo e o mais importne podemos inserir LINKS que é, efetivamente, uma característica que só a INTERNET oferece de se poder "navegar" no sentido horizontal e também no vertical.

Imaginemos, agora, que você já tenha um determinado texto e que este texto está no formato do Word, isto é, no formato DOC.

Ora, você está vendo que este formato é "esbanjador" de bytes e que se esse mesmo texto estivesse no formato HTM o arquivo resultante seria bem menor e, portanto, despenderia um tempo muito menor, tanto no envio como no recebimento.

Então, como fazer a CONVERSÃO? Em vez de anexar, você deve converter.

Os softwares já possuem um conversor interno. Então basta abrir o arquivo no próprio Word, marcar o trecho desejado (ou o texto todo, se for o caso), ir para o Outlook e colar no próprio email. Os dois softwares não são equivalentes, de modo que haverá algumas coisas feitas no Word que estarão prejudicadas nessa transferência. Então é bom dar uma vista d'olhos no resultado para ver se o importante está lá.

Para o futuro, aconselho a familiar-se com o Front Page. Além de poder fazer o que você faz nos outros softwares, os arquivos produzidos são totalmente compatíveis com a WEB, de modo que, além de imprimir e distribuir, você poderá publicar como páginas da INTERNET.

Só como curiosidade, quando fui presidente no Rotary Tatuapé (2001-02) pedi para a comissão do boletim, utilizar o formato HTM nos boletins. Hoje, você pode consultar todos eles na INTERNET http://www.ebanataw.com.br/roberto/rotary/noticias/ Em vez das pessoas receberam uma única vez, jogar na gaveta e esquecer, a internet permite que as informações sejam arquivadas numa forma organizada e mesmo anos depois elas podem ser encontradas com facilidade.

Além disso, você pode cadastrar a página nos mecanismos de busca como Google e Yahoo. Experimente entrar no Google e pedir para pesquisar "rotary tatuapé". Ele trará o endereço acima como um dos primeiros encontrados. Nos dias de hoje devemos ser localizados rapidamente.

Imagine então você, como companheiro atuante, deve ter centenas de matérias que você andou preparando, uma sobre a Fundação Rotária, outra sobre a Prova Quádrupla, sobre o IGE, sobre o custo Rotary, etc. etc. etc.  Agora imagine todas essas matérias à disposição da comunidade Web, como se fosse um Portfólio, sendo encontrado até pelos mecanismos de busca como o Yahoo e Google.

Você que é líder não deve ficar somente no pensamento - deve pensar e falar. Você que é líder não deve ficar somente no discurso - deve falar e fazer. Você que é verdadeiramente líder deve pensar, falar e fazer.

Vamos fazer um esforcinho extra e produzir textos em formatos que venham a facilitar a vida dos geroianos. Assim estaremos contribuindo efetivamente para que os Rotarys brasileiros caminhem rapidamente na direção do Clube Eficaz.

Veja mais detalhes sobre a INTERNET, visitando o site www.ebanataw.com.br/meuinicionaweb