Prezados companheiros do grupo GEROI-Brasil:

alguns companheiros não sabem que existem regras determinadas pelo Conselho Diretor do Rotary International sobre a forma em que devem ser realizadas as comunicações eletrônicas em especial na INTERNET quando envolve assuntos relacionados ao Rotary.

Não encontrando versões oficiais em português, tomei a iniciativa de "traduzir" os documentos.

1 - Decisão #166: 

[adotado pelo Board de diretores de Rotary Internacional na decisão #166, em Novembro de 2000]

As comunicações eletrônicas estão se transformando rapidamente no método preferido para comunicação dentro nosso mundo rotário. As presentes Diretrizes foram desenvolvidas para promover o eficiente e eficaz uso das comunicações eletrônicas no mundo rotário.

1 - Uso e privacidade de endereços de email

Líderes Rotários e Rotarianos interessados em futuras posições de Liderança em qualquer nível no Rotary são fortemente incentivados a terem endereços de email e de usarem a Internet. (Veja a recomendação do Board de RI de novembro de 1999) Quando um Rotariano submete seu endereço de Email ao clube, ao distrito ou ao Rotary Internacional, o Rotariano reconhece desse modo e concorda que o Rotary pode usar o endereço de Email para finalidades de uma comunicação rotária nesse nível. Rotarianos que aceitam cargos de liderança reconhecem e aceitam que aqueles endereços de Email serão usados para uma apropriada comunicação rotária em todos os níveis do Rotary Internacional.

Ninguém poderá distribuir livremente endereços de Email sem o consentimento do proprietário. Da mesma forma, o repasse do Email não deve ser feito sem antes obter a permissão do autor.

2 - Email de Grupo:

Nenhum Rotariano poderá ser adicionado a um "e-grupos" ou ao outro tipo de lista sem a permissão dessa pessoa; com exceção das listas de envio estabelecidas especificamente para Diretores de RI, Curadores e Oficiais (que incluem, mas não limitado aos Governadores de Distrito, Governadores Eleitos e Governadors Indicados), assim como os membros de Comitê de RI, Chairman e Coordenadores de Força Tarefa de RI, DICOs, CICOs e Presidente de Clube. Pelo fato de ter aceitado os deveres e as responsabilidades de suas posições, Rotarianos incluídos dentro a lista de "exceção" serão considerados como tendo dado a permissão receber o email pertencer a suas posições.

Sempre que possível, os email individuais serão incentivados. Quando for essencial para a eficiência, o envio de Emails para um seleto grupo de Rotarianos envolvidos diretamente em uma certa força tarefa ou interessado no detalhe de um assunto é aceitável. Cópia do Email para Rotarianoque não necessitam receber o email não é recomendado, para ajudar a diminuir a quantidade de Email recebidos.

A Disseminação de Email não é recomendado exceto onde for essencial para a eficiência ou a eficácia. Rotarianos serão advertidos para evitar o uso freqüente deste método. A Difusão de Email não deve ser usada fora da área de responsabilidade atribuída sem  primeiramente obter a permissão do Rotariano responsável. Distribição ou Cópia de outros Líderes são também desestimulados.

3 - Formulário do Email:

A identificação na linha do Assunto pode ser útil e eficiente para identificar o email rotário. O nome "Rotary" pode  ser usado na linha do Assunto.

Todos os Email de rotary devem conter um bloco de assinatura que inclua o nome da pessoa que envia o Email e a designação do cargo ou da comissão que ele pertença (se tiver).

Nos emails de resposta, o texto deve ser colocado no alto da mensagem recebida para um fácil acesso.

Todas as políticas e procedimentos contidos no Manual de Procedimento do Rotary Internacional e circulares pertinente deverão ser aplicadps às comunicações por Email.

4 - Brevidade:

Em todos os Email é incentivada a brevidade. Quando possível, use a técnica de "Copiar e Colar" no próprio corpo da mensagem do Email, em vez de Anexar. Quando os Anexos foram inevitáveis, empregue alguma ferramenta de uso comum como Acrobat da Adobe ou um Formato tipo Texto, sem formatação. Nem todos os usuários possuem softwares específicos como Page Marker e Power Point. (última sentença acrescentada pelo tradutor).

5 - Acompanhamento das Comunicações, Administração e Segurança da Base de Dados

(a) O Presidente, o Governador de Distrito,o Presidente de Clube

O acompanhemento das comunicações entre estes três elementos é considerado especial e reservado. Neste nível de comunicação, a estrutura organizational deve ser respeitada: O Presidente deve sempre passar uma Cópia pra o Governador do Distrito nas comunicações via email com os Presidentes de Clube. O Presidente de Clube deve sempre passar uma Cópia para o Governador quando comunicar-se com o Presidente. Outros não são esperados para usar este esquema de comunicação.

O Presidente irá comunicar-se por email com os Governadores de Distrito e os Presidentes de Clube bi-mensalmente usando a Action Team Update. Somente sob circunstâncias especiais, a critério do Presidente, que requeiram comunicações rápidas, poderá ser feita a transmissão de Emails a estes grupos. Estes mesmas diretrizes gerais são recomendadas ao Governador de Distrito para comunicar-se com o Distrito.

Para razões de logística, o Presidente de RI não pode responder a todos os email que recebe. Rotarianos são incentivados a:

1. Comunicar-se primeiramente com seu Governador ou, se apropriado, com o Coordenador da Força Tarefa.

2. Considerar a comunicação com a equipe da secretaria listada na Revista The Rotarian

A base de dados de endereços de emails para estas comunicações é armazenada e controlada exclusivamente pela Secretaria. A segurança destas informações é importante, e pedidos para o acesso a estas informações por outros deverá ter a aprovação do Presidente ou Secretário Geral. É previsível que o Presidente venha a dar permissão para que o Webmaster tenha acesso aos endereços do email dos Governadores e dos Presidentes de Clube para passar suas instruções via Email. E é previsível qu e que o Secretário Geral possa  dar tal aprovação a uma pessoa da Equipe para uma finalidade de comunicação específica. A Secretaria e/ou o Webmaster executarão esta comunicação.

(b) Outros Líderes Rotários: Membros Nomeados de Força Tarefa, DICO, DTFC, DMDC, CICO

Esta comunicação é essencial à operação bem sucedida das Forças Tarefa e da administração rotária. Esta base de dados será armazenada na Secretaria e controlada pela Secretariat, mas também estará disponível para uso das Forças Tarefa, e outras Lideranças Rotárias tais como aquelas aprovados pelo Presidente ou pelo Secretário Geral. Nestes casos, prevê-se que o envio destes emais serão feitos pelo sistema baseado no Email de Rotary.

(c) Governadores Entrantes e Presidentes de Clube Entrantes

Esta grupo de comunicação é essencial à continuidade e ao planejamento do Presidente Eleito. Esta base de dados deverá ser armazenada na Secretaria e controlada pela Secretaria, entretanto poderá ser disponibilizado para uso do Presidente Eleito, e outros Líderes Rotários após aprovados pelo Presidente Eleito ou o Secretário Geral

(d) Atualização e Distribuição da Base de Dados:

Quando aprovado, o MIS fornecerá endereços atualizados do email em formatos eletrônicos como a Planilha Excel, de forma rotineira e regular durante a primeira semana de cada mês.

(e) Adições ao Sistema de Registo do   www.rotary.org

O Secretário Geral reverá e aprovará todas as adições das posições chaves ao Sistema de Registo.

 2 - DIRETRIZES DO ROTARY INTERNATIONAL: 

Diretrizes de Email para Rotarianos

1. Os emails que pertencem ao Rotary podem conter a palavra "Rotary" na linha do Assunto.

2. Todo o email rotário deve conter um bloco de assinatura que inclua o nome completo da pessoa que emite o email e a designação do cargo ou da comissão em que pertence o remetente (se tiver algum cargo no clube ou distrito).

3. Nenhum Rotariano pode ser adicionado a um "e-grupos" ou a outro tipo de lista de envio sem a prévia permissão dessa pessoa; com exceção das listas de envio criadas especificamente para Diretores, Curadores e Oficiais de RI (que incluem, mas não limitado aos Governadores de Distrito, Governadores Eleitos e Indicados), assim como membros do Conselho de RI, Presidentes de Força Tarefa de RI e coordenadores, DICOs, CICOs, e Presidentes de Clube.

4. Pelo fato de ter aceito os deveres e as responsabilidades de seus cargos, Rotarianos incluído na lista da "exceção" na diretriz  #3 será presumido ter dado permissão para receber emails relativos   a seus  cargos.

5. Não deve haver nenhuma consideração de entrega do email, a menos que o email for reconhecido pelo receptor.

6. os E-grupos e outras listas de envio não poderão ser usados para fins políticos ou para a distribuição de "Spam," assim como brincadeiras e piadas.

7. Todas as políticas e procedimentos contidos no Manual de Procedimento do Rotary Internacional realtivos a circulares serão aplicáveis a todas comunicações via Email.

8. As listas de Email não poderão ser publicadas em nenhum formulário que estiver disponível ao público em geral.Sites que contenham listas de envio ou endereços individuais de Email (à excepção do Email do próprio Webmaster) devem ter o acesso protegido por senha. Tais senhas devem não podem ser distribuídas a não-Rotarianos.

9. Todos os usuários do Email devem ser incentivados a manter uma versão atualizada do Anti-Virus em seus computadores.

10. Sempre que possível, os ANEXOS a Emails devem ser evitados. Utilizar a técnica do Copiar e Colar a informação diretamente no corpo do Email. Se um ANEXO for absolutamente necessário, o mesmo deve ser antes analisado por um Anti-Virus para assegurar-se de que esteja Livre-de-Virus antes do seu envio.

11. A brevidade em mensagens do email é incentivada. Não deve haver Repasses do Email sem consentimento do Remetente. Envio generalizado de Copias para grande número Rotarianos não é recomendado.

[ Customer Focus Groupo do Força Tarefa de Tecnologia do Rotary International]

 3 - NOTAS DO COORDENADOR DAS COMUNICAÇÕES: 

Notas do Coordenador das Comunicações via INTERNET do Distrito 4430 (ano rotário 2007-08):

1 - RESUMO: Formato da Assinatura:

Nome Completo do Remetente
Classificação no Clube
Sigla do Clube a que pertence
Cargo no Clube, caso ocupe algum
Distrito a que pertence o Clube
Cargo no Distrito, caso ocupe algum
Ano Rotário.

Voce pode criar uma Assinatura Automática. Isso facilita a finalização de suas mensagens pois um simples clique no ícone INSERIR ASSINATURA vai inserir os seus dados.

Para criar uma assinatura automática no Outlook Express, utilizar a sequência:

/FERRAMENTAS/OPÇÕES/ASSINATURAS/

Você tem a alternativa de adicionar a assinatura de forma automárica, sem que tenha que pressionar o botão Inserir Assinatura.

Você pode ter diversas assinaturas padronizadas. Para cada novo padrão clicar em NOVA. A aprsentação da assinatura pode ser no formato SEMENTE TEXTO ou no formato COM DESENHOS, FIGURAS E FOTOS. 

Para a alternativa SOMENTE TEXTO, basta digitar o texto no box do Texto. A apresentação da assinatura vai ser feita no mesmo estilo e tamanho de letras definidos como padrão no seu navegador. Veja exemplo:

Roberto Massaru Watanabe

Email: watanabe@rotaryspaguarasa.com.br 

Classificação: Engenharia Civil

Rotary Club de São Paulo - Água Rasa

Distrito 4430

Diretor de Programação 

Ano Rotário 2011-12

Para a alternativa TEXTO E IMAGENS, você vai precisar, fora do OUTLOOK, montar a assinatura com o texto e as figuras. Nesta alternativa, você pode definir o estilo, a cor  e o tamanho das letras do texto. Resulta assinaturas mais incrementadas. Veja uma exemplo:

Devemos moderar nosso "Apetite Comercial" e evitar propagandas feitas abertamente. Veja um exemplo inadequado:

2 - No recebimento de emails, leia as mensagens recebidas no formato livre. Remetentes utilizam imagens não só para fotos como também para facilitar os LINKs.

Então, NÃO ATIVAR em /FERRAMENTAS/OPÇÕES/LER/Ler todas as mensagens sem texto sem formatação.

3 - Como regra geral, não mande nunca nenhum tipo de ANEXO, principalmente anexos executáveis como arquivos com terminação PPS, PPT, XLS, DOC, DOCX, EXE e outros de programas como o Power Point, Excel e Word. São arquivos onde os hackers encontram muita facilidade para esconder virus. Quando interessantes, tais apresentações são hospedadas em servidores públicos como o Youtube de modo que basta repassar o endereço (o link).

4 - Não mande emails "em branco" ou que nada dizem. Emais com simples palavras como "REPASSANDO" são emails "vazios" e não transmitem a opinião do remetente. Se você gostou de um determinado emai e gostaria de repassar para outros companheiros, acrescente sua opinião dizendo coisas como "Estrou repssando pois gostei da mensagem contida".

5 - Se tiver alguma mensagem e esta estiver em um arquivo tipo PPS, DOC ou outro, em vez de anexar, utilize a técnica do COPIAR/COLAR (Ctrl-C/Ctrl-V) e transfira para o corpo do email.

6 - Facilite a vida do Destinatário. Não usar Confirmação de Leitura no Envio.

Então, NÃO ATIVAR em /FERRAMENTAS/OPÇÕES/CONFIRMAÇÕES/Solicitando Confirmação de Leitura.

7 - Facilite a vida do Destinatário. Não usar Confirmação de Leitura no Recebimento.

Então, NÃO ATIVAR em /FERRAMENTAS/OPÇÕES/CONFIRMAÇÕES/Retornando Confirmação de Leitura.

8 - Se o seu provedor tiver dispositivos tipo ANTI-SPAM, desative-o para as mensagens do Rotary. Muitos emails emitidor por Portais e Sites rotários são produzidos de forma automática pelo sistema e, caso o Anti Spam estiver ativado, serão rejeitados e você não ficará sabendo da notícia. Se a sua preocupação é com o ataque de vírus, melhor que o Anti-Spam é ter um bom Anti-Virus.

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Nota do tradutor: Por não encontrar uma verão oficial em português, eu tive a iniciativa de fazer uma tradução (ainda que caseira) das Diretrizes originais baixadas do Site do RI. Desculpe-me por eventuais falhas na tradução e aceito sugestões e críticas.

São Paulo, 4 de setembro de 2005.
Roberto Massaru Watanabe
Coordenador das Comunicações via Internet do Distrito 4430
Ano Rotário 2005-06
Email: robertowatanabe@rotary4430.org.br

Ver também a publicação número [271-PO] Como promover o Rotary na WEB.

RMW\GEROI\watanabe\DiretrizesEmail.htm em 20/05/2007, atualizado em 22/01/2012 .