Já vimos, até agora que:
- Não basta fazer parte de um grupo, é
necessário estar apto, preparado e treinado;
- O grupo precisa de uma estrutura
organizacional para ser uma equipe.
O que mais precisamos para o bom
funcionamento da equipe?
Precisamos ADMINISTRAR a equipe.
Administrar é obter resultados através
do emprego do esforço de uma comunidade de pessoas.
Existem, basicamente, duas formas de se
administrar.
Uma é autógena, isto é, os próprios
membros da equipe desenvolvem a administração.
A outra é governista, isto é,
necessita-se de uma pessoa de fora da equipe que desempenhará as funções de
administrador. É alguém que não trabalha (não produz trabalho).
Como funciona o trabalho.
No trabalho individual, a pessoa
desenvolve as 3 atividades seguintes:
- Planejamento
- Execução
- Controle
Por exemplo: Estou com sede. Primeiro
preciso pensar onde estou (em casa, na rua, no escritório) e em função do local tomar
as atitudes adequadas. Tendo obtido o copo com água, então executo a tarefa, isto é,
bebo a água. Em seguida (ou ao mesmo tempo em que bebo) controlo, ou seja, verifico se a
quantidade tomada é suficiente para matar a sede e, se não for, providencio outro copo.
No trabalho em equipe, é possível todos
da equipe realizarem todas essas etapas simultaneamente.
Entretanto, existe uma outra forma em que
os membros da equipe realizam apenas as atividades executoras e não realizam nem o
planejamento nem o controle, deixando estas duas atividades para uma outra pessoa
especialmente inserida no grupo como administrador.
A Administração de uma equipe tem como
atribuição não somente as atividades de planejamento e controle mas também estudos
para racionalizar e otimizar os recursos empregados na consecução das tarefas.
Os recursos empregados, sejam eles
humanos, materiais ou financeiros não são infinitos, aliás são bem finitos e seu
emprego deve ser feito sem desperdícios e com muita racionalidade.
A busca das formas, alternativas,
metodologias para o emprego racional dos recursos é conhecida como Pesquisa Operacional.
A Pesquisa Operacional analisa o
desempenho dos recursos empregados em determinado projeto. Entende-se como PROJETO a
projeção (a visuação antecipada) de uma situação futura (real) e o estudo prévio de
todas as alternativas para materializá-lo e a disponibilização de soluções para os
diversos problemas possíveis de serem antevisados.
Diferentemetne do que os leigos imaginam,
o planejamento pensa em todas as alternativas, inclusive do fracasso total.
Os estudos desenvolvidos na pesquisa
operacional empregam MODELOS sobre os quais podemos realizar simulações diversas.
São muitos os modelos disponíveis, mas
para as finalidades do grupo GEROI, podemos enumerar os seguintes:
- Modelos de Alocação;
- Modelos de Estoque;
- Modelos de Fila;
- Modelos de Sequenciamento;
- Modelos de Rotas;
- Modelos de Competição e
- Modelos de Busca.
Vejamos, de forma expedita, cada um
deles:
MODELOS DE ALOCAÇÃO:
Os RECURSOS não são infinitos. Além
disso são sujeitos a falhas. Máquinas quebram, pessoas adoecem. Agendam mas não
aparecem.
Uma atividade não pode deixar de ser
realizada só porque aconteceu uma falha perfeitamente previsível.
Isso é importante principalmente em
clubes com poucos sócios e onde há necessidade de certo companheiro assumir 2 ou mais
cargos.
Os Modelos de Alocação ajudam a
otimizar os recursos de tal forma que o desempenho geral do clube seja satisfatório e os
sacrifícios individuais sejam repartidos "por igual" entre todos de forma a
não se ter "injustiças". "Carreguei o clube sozinho".
MODELOS DE ESTOQUE:
Este modelo estuda as decisões
necessárias para a determinação da quantidade de recursos e da data de reter ou liberar
tais recursos.
O aumento da demanda ocasiona o aumento
do preço do recurso.
O recurso pode ser pessoa, material,
máquina ou dinheiro.
Um clube é um estoque de pessoas que
pode/deve ser empregado para produzir/promover a melhoria da qualidade de vida das pessoas
de uma comunidade.
Qual seria o potencial de realização de
um determinado clube, por exemplo o teu?
Qual é o ponto ótimo do re-arranjo que
o Rotary International quer/deseja/impõe que seja feito todo ano no quadro de recursos do
teu clube?
MODELOS DE FILA
Recursos devem atender recursos.
Máquinas devem atender pessoas. Pessoas devem atender pessoas.
Quantas pessoas devemos colocar para
atender quantas pessoas? Temos problemas de Filas nas diversas ações que são
desenvolvidas dentre dos clubes.
Uma delas está nos Projetos do clube.
Numa campanha de saúde, por exemplo.
O outro, mais difícil de avaliar é qual
dos companheiros estaria em melhores condições para assumir a Presidência do clube?
O Critério que muitos clubes utilizam
que é a ordem de entrada no clube (posse) não se mostra muito producente pois pode
colocar na Presidência companheiro que ainda não está suficientemente preparado, em
detrimento de outro que, embora com menos tempo de clube, tem uma melhor percepção e
está mais apto.
MODELOS DE SEQUENCIAMENTO:
Veja mais adiante descritivo sobre as
técnicas CPM e PERT.
MODELOS DE ROTA:
Muitas vezes uma determinada meta pode
ser alcançada percorrendo-se caminhos ou rotas diversas.
Cada uma dessas rotas alternativas
apresenta determinadas vantagens (benefícios) e determinados sacrifícios (custos).
Os Modelos de Rota ajudam a determinar a
melhor relação benefício/custo e, consequentemente, a melhor alternativa (rota).
O emprego clássico dos Modelos de Rota
é feito para o caminhão de entrega de gás. Tendo que passar por determinados
consumidores, qual é o melhor itinerário para gastar menos combustível ou fazê-lo no
menor tempo?
MODELOS DE COMPETIÇÃO:
Abrir um novo negócio e ganhar dinheiro
é empreendimento relativamente simples de se realizar. O problema surge quando o
empreendimento resulta em sucesso pois na mesma hora surgem concorrentes e a quantidade de
concorrentes será proporcional ao tamanhop do teu sucesso.
A grande maioria dos empreendimentos de
sucesso resultam em fracasso pelo despreparo do empresário de enfrentar uma situação de
sucesso.
Os clubes enfrentam semelhante
concorrência pois a partir da década de 80 pipocaram ONGs em tudo quanto é lado da
comunidade onde o clube atua recrutando pessoas para o trabalho voluntário.
É o permanente conflito da competição.
É necessário que compreendamos que é
FINITA a quantidade de voluntários em determinada comunidade. Como dizia Richard D. King
(Presidente 2001-02): "Líderes não se encontram em profusão". Esse ser
raro irá, certamente, refletir se será melhor para ele ingressar nesta ou naquela ONG e
decidirá a escolha baseando-se nas facilidades que esta ou aquela entidade possa oferecer
para a sua satisfação e alcance de suas expectativas.
Mos Modelos de COMPETIÇ~ÃO empregam com
abundância as teorias e conceitos de MARKETING, isto é, fazem nós aprender a olhar com
os olhos do mercado, os olhos do consumidor, os olhos do voluntário (potencial futuro
sócio).
MODELOS DE BUSCA:
A busca é um processo extremamente geral
e ocorre emtodo tipo de problema onde ocorra a aquisição.
Uma auditoria é uma busca de erros.
A exploração do petróleo é um
problema de busca.
Saber o email de uma pessoa é um
problema de busca.
Encontrar novos sócios em determinada
comunidade é um problema de busca.
Podemos procurar um novo sócio à altura
do nosso clube ou devemos adaptar (PLC) o nosso clube às condições e características
da nossa comunidade?
A grande dificuldade na aplicação da
pesquisa operacional reside na necessidade de conhecimento de ferramentas matermáticas de
uso não-corriqueiro como a estatística, a probabilidade e a programação linear. Além
disso há o emprego intensivo de técnicas especiais como a simulação de Monte Carlo
onde a aleatoriedade é contida, a de Las Vegas que busca as melhorias mais significativas
e nas simulações as distribuições Alfa, Beta e de Poisson.
Creio ser "apavorante" para os
companheiros leigos em ADMINISTRAÇÃO ler estes trechos que falam da pesquisa
operacional.
Mas, na realidade, a coisa é bem
simples. Citei para abrir o caminho para que em outras oportunidades eu possa passar
receitas de aplicação simples e de resultados bastante positivos.
