| O | Q | U | E | É | E | M | A | I | L | |||
| Dicas sobre EMAIL. | ||||||||||||
|
|
||||||||||||||||||||||||||
Veja aqui algumas dicas importantes sobre o funcionamento (envio e recebimento) de emails pela INTERNET.
FORMAS DE PROCESSAMENTO DE EMAILS:
Existem pessoas que recebem muitos emails por dia (mais de 200). Essas pessoas ativam os FILTROS existentes nos softwares de manipulação de emails (Outlook, Eudora, etc.) para que certas mensagens sejam automaticamente removidas da Caixa de Entrada, transferindo-as para outras pastas ou mesmo para a lixeira.
Neste caso, o email é primeito transferido do Provedor para seu computador e depois tratado pelo Filtro. Se o email tiver um virus ele ficará no seu computador.
Há pessoas que preferem utilizar softwares tipo WebMail que permitem a aplicação de FILTROS sem que as mensagens sejam baixadas no seu computador. A eliminação é feita no próprio Provedor.
Neste caso, o email permanece no Provedor e só é transferido para o seu computador quando você clica em ABRIR.
Há também pessoas muito sofisticadas que utilizam um software especial, que ele encomendou sob-medida para uma software-house.
Então, se você deseja que seus emails sejam bem recebidos pelo destinatário, procure tomar certos cuidados para que o email não seja eliminado no meio do caminho.
Procure sempre elaborar emails curtos (até 100 kilobytes). Um email normal não deve ter mais que 10 KB. Mais que isso é exagero. Se passar de 1.000 KB então será um grande exagero. Lembre-se que nem todo mundo possui uma conexão Banda Larga, um VIRTUA, um SPEED ou um AJATO. Um email de muitos megabytes pode levar HORAS para ser baixado. Lembre-se também que o destinatário não tem apenas o seu email para receber e que além do seu ele terá outras centenas de emails recebidos.
1 - AS PARTES DE UM EMAIL:
1 - REMETENTE
2 - ASSUNTO
3 - TEXTO
4 - ANEXOS
2 - DICAS SOBRE REMETENTE
1 - Coloque sempre o seu nome completo na CONTA do seu navegador. Isso é importante para que a pessoa que recebe saiba exatamente quem enviou. No seu navegador existe uma campo para isso:
|
Fig. 1 - Identificação do
Remetente: |
Com essa simples providência, na caixa de Entrada do destinatário, o remente aparecerá com o nome completo e de forma inequívoca:
|
Fig. 2 - Identificação do
Remetente: |
Observe, no desenho acima, como é frágil e difícil a identificação dos demais remetentes.
2 - Não abra email que venha com o campo remetente em branco.
|
Fig. 3 - Identificação do
Remetente: |
3 - Não abra email que venha com remetente desconhecido ou de difícil identificação como: Contato, Seu Amigo, Axses, etc.4 - Desconfie sempre de emails com remetentes do tipo bb.com.br, itau.com.br, bradesco.com.br, etc. Podem ser fajutos e te levar para sites pornográficos ou com virus.
3 - DICAS SOBRE O TEXTO:
1 - Coloque sempre um texto.
Email com texto em branco (somente com anexos) são geralmente descartados automaticamente pelo Filtros.
2 - No início do texto (primeira linha do email) coloque sempre o nome do destinatário. Coloque algo parecido como:
Prezado colega Carlos
para que o destinatário tenha certeza que é para ele. Pessoas que recebem muitos emails costumam jogar fora todo email que não seja para ele.
3 - Nunca coloque uma figura no início (primeiras linhas) do texto. As figuras demoram para abrir. Destinatários sem paciência preferem EXCLUIR emails que demoram para abrir.
| Fig. 4 - Figura antes do Texto:
|
Fig. 5 - Texto antes da Figura:
|
4 - Dê preferência a textos sem formatação. São menores e são transmitidos mais rapidamente, embora se perca todos os desenhos, figuras e fotografias inseridas no texto. Os textos formatados são maiores e demoram mais para serem enviados.
|
Fig. 6 - Texto Formatado X Texto
não Formatado: |
5 - Evite colocar muitas figuras no texto da mensagem. As figuras ocupam muito espaço e torna demorado o envio e também o recebimento do email. Se for inevitável, faça com que a figura seja a menor possível.
6 - Cuidado ao dar o clique para um LINK contido no email. Embora o endereço seja algo conhecido, pode ser que o LINK esteja indicando para outro endereço. Confira sempre no rodapé antes de dar o clique:
|
Fig. 7 - Veja sempre a linha do
Rodapé: |
4 - DICAS SOBRE ASSUNTO:
1 - Coloque sempre o assunto. Não envie um email sem o assunto. Alguns filtros eliminam automaticamente emails enviados com o assunto em branco.
|
Fig. 8 - Não deixe o ASSUNTO em branco:
|
Não seja preguiçoso. Coloque sempre o assunto de forma clara. Asuntos com frases de apenas uma palavra como CONVITE, MENSAGEM, etc. são descartados por alguns Filtros.
2 - Emails de resposta possuem assuntos começando com Re:
|
Fig. 9 - Emails de resposta:
|
3 - Emails de resposta de resposta possuem assuntos começando com Re:Re:4 - Cuidado com assuntos do tipo: Re: Hello!, Fique Rico, Re: Here is the document, etc. Geralmente são produzidos por programas automáticos e são propaganda e não são de seu interesse direto. Podem conter vírus.
5 - DICAS SOBRE ANEXOS
1 - Anexos são arquivos que se anexam ao email. Geralmente são arquivos de dados contendo textos formatados, apostilas, fotos, desenhos, convites, etc.
São arquivos editados no WORD, EXCEL, POWER POINT, COREL, AUTOCAD, etc.2 - Deve-se enviar no formato do editor somente quando se deseja que o destinatário imprima o documento no formato próprio do editor. Exemplo: Apostila editada no Word, Planilha montada no Excel, Apresentação feita no Power Point, Desenho feito no Autocad, etc.
Deve-se evitar A TODO CUSTO, o envio de arquivos no formato do editor. Esses arquivos formatados são geralmente muito grandes e demoram muito para serem enviados. Só envie um arquivo do Word como anexo quando você fizer questão que o destinatário imprima o arquivo na impressora.
3 - Nos casos em que o destinatário não precisa imprimir no formato do editor, então é melhor COPIAR no editor e COLAR diretamente no texto do email. Use a técnica do Copiar/Colar ou as teclas Ctrl-C/Ctrl-V.
É muito comum uma pessoa desenhar (com muito capricho) um convite no WORD. Vai ficar muito bonito. E muito grande também (muitos megabytes). Nestes casos (convites e outros textos curtos) devem ser copiados e colados dentro do próprio texto do email e nunca anexados ao email.
4 - Só envie anexo quando for estritamente necessáiro. Os hakers produzem virus que se propagam através de anexos executáveis. Com terminações tipo EXE, PPT, DOC, ZIP, etc.
5 - Ao receber um email com anexo do tipo EXE, PPT, ZIP que são arquivos executáveis, exclua-o . Botão EXCLUIR nele!
O meu FILTRO elimina AUTOMATICAMENTE todo email que tenha arquivos EXE, PPT ou ZIP anexados.
Nem adianta me telefonar antes me prevenindo de que estará enviando um email com anexo importante. O meu FILTRO não deixa o email chegar.O interessante é que o meu FILTRO envia de volta uma mensagem do tipo EMAIL RECEBIDO e você ficará com a sensação de que o email que você enviou foi bem recebido.
Não adianta tentar tomar cuidado antes de abrir esse tipo de email. Todo cuidado é absolutamente insuficiente para evitar a contaminação pois a contaminação por virus pode acontecer em qualquer ponto do trajeto do email desde o REMETENTE até o DESTINATÁRIO.Lembre-se que depois que o email sai do computador do REMETENTE, ainda ele passa pelo computador do seu PROVEDOR, pelos computadores de todos os NÓS da INTERNET e também pelo computador do PROVEDOR do destinatário. Aquelas mensagens que aparecem "EMAIL VERIFICADO ... " não garantem absolutamente nada.
BOM EXEMPLO 1 - Um amigo desejava enviar por email uma apresentação em Power Point (arquivo PPT). Ora, arquivos Power Point são geralmente muito grandes (15~20 megas). Então o recebimento ficaria muito demorado.
Ele, então, gravou o arquivo num CD e enviou o CD pelo correio (SEDEX).
BOM EXEMPLO 2 - Um amigo desejava enviar por email uma apostila de mais de 100 páginas com muitos desenhos, fotos e figuras editada no WORD. Ora, arquivos formatados são geralmente muito grandes. Então o recebimento do email ficaria muito demorado.Ele, então, gravou o arquivo num CD e enviou o CD pelo correio (SEDEX).
6 - DICAS SOBRE FILTROS
Como não temos controle sobre quem envia os emails, é bem interessante que um filtro possa tratar, automaticamente, certos tipos de emails.
|
Fig. 10 - Onde criar um FILTRO:
|
|
Fig. 11 - Regras para o FILTRO:
|
7 - DICAS SOBRE REMETENTES BLOQUEADOS
Se um REMENTE só envia bobagens e emails que não tem nenhuma utilidade, então você pode colocar ele numa lista de Remetentes Bloqueados:
|
Fig. 12 - Bloquear Remetente:
|
8 - DICAS SOBRE ASSINATURAS
As assinaturas podem ser textos simples.
|
Fig. 13 - Assinatura em texto simples (não pode ter fotos nem figuras):
|
Podem também ser de arquivos editados no formato HTM.
|
Fig. 14 - Assinatura em texto formatado (pode conter fotos e figuras):
|
RMW\MPPW\mppwp11.htm em 05/12/2004, atualizado em 21/08/2011.
