Algumas das pessoas que são convidadas para proferirem uma palestra no Rotary podem ser pessoas que não fazem a mínima idéia do que é Rotary e muito menos de como é uma reunião ordinária.

Mesmo que o convidado seja um rotariano, há detalhes próprios de cada clube que ele, sendo de outro clube, não tem a menor obrigação de conhecer.

Por exemplo: Há clubes em que a refeição FAZ PARTE DA REUNIÃO, e o protocolo intercala inteligentemente a ENTRADA, o PRATO PRINCIPAL e a SOBREMESA como ítens do roteiro da reunião. É o ideal pois há espaço para tudo e não há correrias nem atropelos.

Há clubes que INTERROMPEM a reunião e passam para o período dito "inadequadamente" de companheirismo para os serviços da refeição. A reunião fica cortada e a segunda parte vai terminar muito tarde. Visitantes, provavelmente, não voltarão a este clube.

Há também clubes que realizam primeiro a reunião dita formal e depois de encerrada a reunião formal realizam os serviços de refeições. Tembém é um esquema ruim, pois o visitantes fica "preso" por várias horas pois além de fazer a visita, ele planejava comer no clube.

Para os companheiros daquele clube, qualquer dos esquemas é bom desde que estejam habituados a ele, mas para companheiros de outros clubes, qualquer esquema que o obrigue a permanecer por mais de 60 minutos é um esquema fora dos padrões do Rotary International.

Para os companheiros visitantes, o ideal é que a reunião tenha um tempo de duração de no máximo 60 minutos, precedida, é claro, de um período de recepção de 30 minutos.

Os líderes são pessoas ocupadas e não podem gastar o seu precioso tempo em reuniões sociais todas as noites da semana.

Cuidado! Não confunda Palestrante com Palestrista

Palestra - Ato de palestrar, de falar, de desenvolver um tema.
Palestrante - Pessoa que profere uma palestra.
Palestrista - Pessoa que pesquisa os diversos tipos de palestras e é especializado em tipos de palestras.

Presume-se que o palestrante seja especializado na matéria em que irá palestrar, sendo, então, uma pessoa ocupada e de agenda cheia. Não tem sentido pensar em convidar um especialista a poucos dias da realização da palestra.

Ao convidar, enalteça, ANTES, as qualidades dele como especialista no assunto e que o Rotary se sentirá muito honrado de tê-lo como palestrante em uma reunião ordinária.

Havendo coincidência de datas e horários, orientá-lo que será enviado um Convite e uma Orientação sobre o que é uma Reunião Ordinária de Rotary e de como o assunto deverá ser desenvolvido.

Veja um modelo de CARTA -

Palestrante é um especialista do ramo e está acostumado a desenvolver palestras em Simpósios e Seminários, de modo que irá preparar uma apresentação de no mínimo 2 (duas) horas com muitos slides. Caso não seja adequadamente orientado irá lamentar o EXÍGUO tempo de 20 minutos dado a ele.

Veja um roteiro sugestivo de INSTRUÇÕES PARA O PALESTRANTE -

Combine com o Palestrante como ele pretende deslocar-se até o local. Ofereça condução ou um ponto de encontro.

Oriente-o sobre a Reunião Ordinária. Leia a sugestão acima.

No dia da palestra, faça com que ele chegue em tempo para o Coquetel. Durante o Coquetel, apresente o Palestrante para todos os sócios.

Quando o Protocolo convidar para o início da reuniõa, o Presidente e o Diretor de Programação devem acompanhar o Palestrante até o lugar de Nº 2.

Na hora da apresentação, o Presidente ao convidar o Diretor de Programação, deve tomar o cuidado para não convidá-lo para "ler o currículo" mas sim para "fazer a apresentação".

O Diretor de Programação deve ter tido o cuidado de ler antes (diversas vezes) o currículo e, na tribuna, evitar de ficar LENDO o currículo e sim fazer a apresentação como se fosse um grande conhecido seu. Ao terminar a apresentação, deve dizer "e com a anuência do nosso Presidente, ofereço ao FULANO a tribuna do Rotary Club de ... )

Enquanto isso, o Presidente deve combinar com o Palestrante se haverá ou não tempo para peguntas.

Terminada a palestra o Presidente deve convidar a todos para uma calorosa Saudação.

Na etapa de agradecimentos, antes do término da reunião, o Presidente deve começar a agradecer a presença começando com o Palestrante. Nesse hora deve oferecer uma lembrança, que pode ser:

1 - Um mimo rotário (Um presente. O Credenciado do RI oferece um sem número de mimos como canetas, chaveiros, troféus, gravatas, cintos, etc.);
2 - Um Diploma ou Certificado ou
3 - Uma Flâmula.

Um Diploma pode ser outorgado em reconhecimento a um trabalho realizado.

Um Certificado pode ser fornecido, certificando que o nomeado esteve presente na reunião quando proferiu uma palestra sob o tema.

Veja um modelo de Diploma de Reconhecimento -

Veja um modelo de Certificado de Participação -

Para a impressão utilize um papel 180 gramas tipo vergê.

Em vez de usar um papel Verge, pode ser utilizado o impresso CD3-252-EN à venda na Sucursal de RI. é mais bonito pois a Roda Denteada vem impresso em dourado. Modernamente, se produz o diploma no software Photoshop e envia-se pela Internet para ser impresso em papel fotográfico.

Procure enquadrar o Diploma, isto é, colocar o diploma dentro de um quadro (com moldura).

Se não tiver condições de enquadrar, coloque ao menos dentro de um envelope plástico. O Palestrante, depois de receber o Diploma vai colocá-lo sobre a mesa junto com pratos e copos.

Para a entrega do Diploma, o Presidente deve usar o Secretário como apoio e dizer: "Solicito ao Secretário, companheiro TAL, que faça entrega ao Palestrante de um Diploma de Reconhecimento Rotário". Não fica bem o próprio Presidente entregar o diploma.

Lembrar de tirar a fotografia. O Palestrante ao centro, ladeado pelo Secretário e pelo Presidente. Procure sempre um ponto de referência para a foto. A tribuna, a panóplia ou o Banner.

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RMW/4430/reuord/reu04.htm em 01/05/2003 atualizado em 28/03/2006.