A Reunião Ordinária é o principal instrumento com qual o Rotary dá condições para que os sócios alcancem o Objetivo do Rotary.

O Planejamento é a tarefa estratégica mais importante no preparo da gestão de um Rotary. Uma gestão não é uma sessão corrida em que um Conselho Diretor sucede o trabalho do outro e o novo faz o que bem entender, jogando fora toda experiência adquirida em gestões anteriores.

No Rotary, cada gestão é caracterizada por uma direção estratégica definida pelo Conselho Diretor de RI e pelo Presidente de RI. Compete ao Conselho Diretor do clube, elaborar um programa consistente com os preceitos estabelecidos pelo Rotary International, pelas Ênfases definidas pelo Presidente do RI, pelas diretrizes estabelecidas pelo Governador do Distrito e pelas prioridades estabelecidas pelo Conselho Diretor.

A reunião ordinária não é uma reunião social. Não é uma reunião de amigos para bater papo e divertirem-se.

O Governador Indicado, recebe, geralmente no mês de janeiro ou fevereiro, um treinamento intensivo na cidade de San Diego nos EUA, conhecido como GETS, Seminário de Treinamento de Governadores Eleitos. Esse treinamento é longo e dura 7 dias de trabalho intenso. É nessa oportunidade que o Presidente de RI apresenta as Diretrizes para a Gestão, representada pelo Lema do Ano e pelas Ênfases do Presidente. Paralelamente acontece a Convenção Anual. É nessa convenção que o Governador Indicado é empossado e passa a ser designado Governador Eleito.

No retorno do GETS, o Governador Eleito promove o PETS, o seminário de treinamento dos Presidentes Eleitos. O Presidente Eleito do clube, participando desse seminário, toma conhecimento das Diretrizes do RI e das estratégias para a condução do clube na próxima gestão. Quem organiza o Seminário é o Instrutor Distrital com a ajuda dos Instrutores Distritais Assistentes.

Na primeira reunião depois de retornar do PETS, o Presidente Eleito deve ocupar a Tribuna para anunciar o Lema do Ano e as Ênfases Presidenciais para o próximo ano rotário.

Depois do PETS, o Presidente Eleito deve realizar uma reunião com o seu Conselho Diretor. Essa reunião não é oficial porque o Conselho não foi ainda empossado. Denominamos, então, essa reunião de Reunião Premonitória. As Reuniões Premonitórias devem ser registradas em livro de ata próprio.

Nessa reunião, o Presidente Eleito apresenta aos conselheiros as Diretrizes do R.I. e as estratégicas recomendadas pelo Rotary International para a condução da gestão.

A Gestão Anual deve ser constituído de um conjunto de ações consistentes, que haja uma começo, um meio e um fim. Alguns temas de reuniões são de realização obrigatória como os Fóruns Rotários e as Assembléias Ordinárias. para ver quais são.

É recomendável que os projetos e as realizações do Rotary sejam concentradas no primeiro semestre rotário (julho a dezembro). O segundo semestre é reservado para uma revisão do plano de atividades da gestão, realizar aqueles projetos que não puderam ser realizadas no primeiro semestre e preparo para a próxima gestão, finalizando com a participação na Conferência Distrital.

RECEITA SUGESTIVA:

1. Enumere os Fóruns Rotários.
2. Enumere as Assembléias Gerais Ordinárias.
3. Enumere as Reuniões com Temas Rotários.
   1. Mês da Alfabetização (JULHO)
   2. Mês do Desenvolvimento do Quadro Social (AGOSTO)
   3. Mês das Novas Gerações (SETEMBRO)
   4. Mês dos Serviços Profissionais (OUTUBRO)
   5. Mês da Fundação Rotária (NOVEMBRO)
   6. Semana Mundial do INTERACT (semana que inclui o dia 5 de novembro)
   7. Mês da Conscientização Rotária (JANEIRO)
   8. Mês da Compreensão Mundial (FEVEREIRO)
   9. Semana Mundial do ROTARACT (semana que inclui o dia 13 de março)
   10. Mês da Revista do Rotary (ABRIL)
   11. Mês dos Grupos Profissionais e Recreativos do Rotary (JUNHO)
4. Enumere os Projetos da Gestão. Os projetos não devem "ficar soltos". Um Projeto Rumo, por exemplo, é realizado fora do local das reuniões ordinárias e em dia diferente da reunião. Corre o risco de passar desapercebido. Um bom Programa da Gestão irá reservar ao menos uma das reuniões ordinárias (antes ou depois do evento) para marcar a realização do evento. No caso do Projeto Rumo, por exemplo, pode ser feita uma reunião ordinária para fazer o "lançamento do projeto" convidando autoridades como Diretor da Escola, Delegado de Ensino, Professores e outras lideranças comunitárias. Pode também ser agendada outra reunião ordinária para fazer o agradecimento aos palestrantes e professores que se destacaram na realização. Nessa reunião poderá ser entregue diplomas de Reconhecimento Profissional.

   Como exemplos de Projetos da Gestão, podemos citar:

   1. Posse de novos companheiros (uma reunião especial, só para isso);
   2. Projeto Rumo;
   3. Projeto RYLA;
   4. Projeto de Intercâmbio Internacional de Jovens;
   5. Projeto de Intercâmbio de Grupos de Estudos;
   6. outros Programas Estruturados ou Oportunidades de Prestação de Serviços.
5. Enumere as Palestras Rotárias. Além dos Fóruns, que são instâncias apropriadas para uma calorosa DISCUSSÃO, recomenda-se a programação de Palestras de Instrução Rotária, quando um instrutor ilustre, conhecedor do Rotary, dá instruções, principalmente para os sócios novos e também atualização para os sócios antigos, sobre a estrutura da nossa organização. Os temas podem ser aqueles determinados para os Fóruns e outros de acordo com a necessidade do clube.
6. Enumere as Reuniões Festivas. Na marcação das datas das reuniões festivas, tome o cuidado de não coincidir com as datas dos clubes próximos. São eventos em que se recomenda a participação de rotarianos de outros clubes e havendo outras festivas no mesmo dia, cada uma delas terá um número pequeno de participantes, diminuindo a grandeza do evento.
   1. Festiva de Transmissão de Cargo e Posse do Conselho Diretor;
   2. Festiva de Visita Oficial do Governador;
   3. Festiva de Aniversário do Clube;
   4. Festiva de Transmissão de Cargo e Posse do Conselho Diretor (o próximo).
7. O ano físico possui 52 semanas. Não significa que teremos 52 reuniões no ano. Alguns dias cairão em feriados ou pontes. Em geral teremos 48 reuniões das quais uma boa parte já estará sendo ocupada por eventos obrigatórios como Fóruns e Assembléias. Aproveite e programe algumas reuniões para trazer um pouco de luz sobre os acontecimentos históricos importantes. Programa uma palestra sobre a data.
   1. Dia da Proclamação da Independência do Brasil (07/09);
   2. Dia de Nossa Senhora Aparecida (12/10);
   3. Dia dos Finados (02/11);
   4. Dia da Proclamação da República do Brasil (15/11);
   5. Dia da Bandeira (19/11);
   6. Dia do Natal (25/12);
   7. Dia da Confraternização Universal (01/01);
   8. Dia do Fico (09/01);
   9. Carnaval;
   10. Dia da Paixão de Cristo (sexta-feira santa);
   11. Dia do Tiradentes (21/04);
   12. Dia do Descobrimento do Brasil (22/04);
   13. Dia do Trabalho (01/05).
8. Reuniões da Família Rotária. Cônjuges, Pais, Filhos, Netos são muitas vezes privados da nossa presença por causa de reuniões e eventos rotários. É importante não esquecer deles e programar reuniões com a presença deles. É importante, nessas ocasiões, enfatizar a importância do Rotary, seu trabalho pelo mundo e o significado da participação de cada um.
9. Palestras sobre Temas Diversos. Programe palestras sobre temas de interesse não só de rotarinanos como também de empresários, lideranças comunitárias e autoridades. Serão oportunidades muito boas para divulgar a importância do trabalho do Rotary e mostrar que o Rotary se preocupa com a melhoria da qualidade de vida na comunidade onde está inserido.
10. Nunca deixe uma reunião sem tema.Convidados e Visitantes ficarão frustrados ao participar de uma reunião que nada acrescenta.
11. Pegue uma Planilha Eletrônica e abra espaço para cada uma das reuniões da sua Gestão. Numere-as.

12. Nº	DATA	TEMA	PALESTRANTE	ENCARREGADO
    1	04/07	Assembléia Plano Orçamentáio	Tesoureiro	Serviços Internos
    2	11/07	Palestra sobre o Dia 9 de julho	Dr. Ruy Cardoso Tucunduva	Diretor de Programação
    3	18/07

13. Coloque todos os eventos levantados.
14. Discuta o Programa da Gestão em uma das reuniões premonitórias com o seu Conselho Diretor.
15. Veja um exemplo de um Programa Completo.
16. Faça constar no Plano de Atividades os Fóruns, Assembléias e as Reuniões Festivas;
17. TODAS ESSAS ATIVIDADES DEVEM SER COORDENADAS PELO DIRETOR DE PROGRAMAÇÃO DA PRÓXIMA GESTÃO.
18. O Programa das Reuniões Ordinárias deve ficar pronto até meados de maio, quando deve ficar totalmente definidos o Plano de Atividade da gestão.
19. Importante é que fique pronto também o Plano Orçamentário até maio. Para saber o que é Plano Orçamentário,  .
20. O Plano de Atividades deve ser aprovado pelo Conselho Diretor em reunião premonitória.
21. Reserva-se o mês de junho para os serviços gráficos de impressão do Plano de Atividades. Reserve ao menos dois exemplares para cada companheiro, um exemplar para cada membro do Colégio de Governadores e se possível, um exemplar para cada clube do distrito.
22. Na primeira reunião da nova gestão, distribua o Plano de Atividades e organize a Assembléia Geral Ordinária para aprovação do Plano Orçamentário.
23. Lembrar que o Plano de Atividades e o Plano Orçamentários deverão ser revisados na Primeira Quinzena de janeiro.

FAÇA UM DOWNLOD de um exemplo de programa completo:

1 - Para a gestão 2005-06 -
2 - Para a gestão 2009-10 - - Brochura mensal.
3 - Para a gestão 2009-10 - - Brochura semanal, para registro das reuniões.

RMW/4430/reuord/reu01.htm em 01/05/2003 atualizado em 13/10/2009.